「為 PDF 加入頁碼」實際上代表什麼
為 PDF 加入頁碼,意思是把同一個遞增數字蓋印在文件中的每一頁上 —— 同一個選定位置、同一個格式、同一個起始值,在一次處理中均勻地套用至整份檔案。PDF 原本就已經存在,內容、圖片與版面配置都保持不變;數字則是疊在每一頁之上,作為一個小而明確的標示。
這和像 Word 這類文書處理器從一開始就把頁碼內建在文件中的做法不同。在 PDF 中,頁碼必須事後加入,這就是為什麼你收到的大多數檔案 —— 掃描的合約、匯出的簡報、合併的報告 —— 裡面完全沒有頁碼。
你想要的結果很直接:一份合約頁面可以被引用為「第 4 頁,共 12 頁」、一份法院文件即使少掉一張也能保持順序、可以發放後重新整理的講義。免費的頁碼蓋印工具透過在一次處理中把數字繪製在現有內容之上、對每一頁使用相同的編排方式,就能完成所有這些工作。
三種頁碼格式與各自適合的時機
你要做的第一個選擇是格式 —— 也就是數字實際列印出來時的樣子。共有三種選項,各自適合不同類型的文件。
| 格式 | 顯示內容 | 最適用於 |
|---|---|---|
| 純數字 | 1、2、3 | 內部文件、講義,以及任何讀者可以自行查看總頁數的情況 |
| 第 N 頁,共 M 頁 | 1 of 12、2 of 12 | 合約、法院文件、報告 —— 任何需要讓讀者知道還剩多少內容的文件 |
| Page N | Page 1、Page 2 | 稿件、手冊、投稿 —— 任何正式、加上「page」一詞能讓引用更清楚的文件 |
純數字格式在視覺上最輕量,因為頁面本身就暗示了位置。「第 N 頁,共 M 頁」格式給讀者一個固定的目標 —— 他們一眼就能看出自己接近開頭、中間還是結尾。「Page N」格式呼應書籍與印刷手冊的慣例,因此在文件要提交到正式場合時特別適用。
因為每一頁都使用相同的格式,如果一份文件混用兩種格式,讀起來會不一致;選定一種,並在整份檔案中貫徹使用。
頁碼位置:六個位置
第二個選擇是數字在頁面上的位置。共有六個位置 —— 上方三個,下方三個 —— 對應數十年來印刷文件頁碼出現的位置。
| 位置 | 常見用途 |
|---|---|
| 底部置中 | 大多數印刷報告與論文的首選 |
| 底部靠右 | 許多文書處理器與法律範本的預設位置 |
| 底部靠左 | 部分技術手冊與工程文件使用 |
| 頂部置中 | 常與學術論文中的頁眉搭配使用 |
| 頂部靠右 | 常見於商業書信與加註日期的表格 |
| 頂部靠左 | 用於歸檔資料與部分法律文件 |
如果文件會被列印並裝訂,底部置中或底部靠右是最保險的兩個選擇,因為它們避開了裝訂或訂書針可能遮住數字的地方。當文件已經有繁忙的頁尾 —— 例如簽名區、註腳分隔線、頁面裝飾元素 —— 而頂端邊緣較為清爽時,使用頂部位置就很合理。
和格式一樣,位置會套用至每一頁,所以選定一次,整份文件就能保持一致。
起始數字、字級與其他設定說明
除了格式與位置之外,還有三個較小的設定決定數字實際呈現的樣貌。
起始數字。第一頁不一定顯示「1」。起始數字欄位會設定第一頁的值,之後每一頁依序遞增 1。因此,一份起始數字設為 5、共四頁的文件,會在這四張紙上分別列印 5、6、7、8。這個設定在你的 PDF 是較大作品中的某個章節時很實用 —— 例如一本 12 章書籍中的第 3 章,而第 3 章從第 47 頁開始 —— 或者當第一張是封面頁而不應被計入時也很好用。
字級。透過一個簡單的輸入欄位,你可以依文件需要讓數字不顯眼或很醒目。註腳與小開本手冊可以使用較小的字級;大開本報告與匯出成 PDF 的簡報則適合較大的字級,讓文件在螢幕上檢視時數字仍然清楚可讀。
字體與邊界。每個數字都以 Helvetica 繪製,這是所有 PDF 閱讀器都支援的字體,並與頁面邊緣保持一致的半英吋邊界。這個邊界能避免數字緊貼頁角,也能防止它被印表機的不可列印區域裁切。工具還會精準測量每個數字的實際寬度,因此即使某頁只顯示一個數字,而另一頁顯示像「127」這樣的三位數,靠右對齊與置中的位置仍然能精確對齊。
如何在瀏覽器中為 PDF 加入頁碼
實際操作只需要三個步驟,全部都在「為 PDF 加入頁碼」頁面上完成。
- 點選 瀏覽 PDF,從電腦中選擇你要編號的檔案,或直接將檔案拖曳到頁面上。檔案會被讀取到瀏覽器的本機記憶體中 —— 不會進行任何上傳。
- 選擇一個位置(例如底部置中)、一個數字格式(純數字、「第 N 頁,共 M 頁」或「Page N」)、一個起始數字,以及一個字級。每個設定都會更新每一頁的蓋印方式。
- 點選 加入頁碼。工具會把同一個編排方式蓋印到文件的每一頁,然後以直接下載連結提供編號後的檔案。你的原始檔案在裝置上保持不變。
因為所有運作都在你的瀏覽器中進行,操作速度很快 —— 五十頁的文件與兩頁的文件一樣,都能在同一次的單一處理中完成 —— 而且工具在頁面載入後仍會持續運作,因此即使網路連線不穩,也不會在編號過程中途被中斷。
為什麼數字會避開內容
值得停下來看一下這個工具在背後實際做了什麼,因為其中有些選擇看似簡單,實際上需要相當的細心才能做對。
當數字被放在角落時,它必須與該角落保持固定的距離,不管 PDF 如何定義其座標系統。PDF 從頁面的左下角(而非左上角)開始儲存位置,所以工具必須把「底部靠右」翻譯成每份文件正確的座標空間 —— 包括那些作者使用不同慣例的 PDF。半英吋的邊界會均勻地套用,因此數字絕不會超出頁面邊緣。
置中與靠右對齊的數字帶來第二個問題:一個位數的「1」比「127」窄很多,如果工具每次都只是把文字放在同一個 x 座標,那麼當位數變化時,右邊緣就會跟著跳動。工具會測量每個數字的渲染寬度,並以此作為定位依據,因此置中的「1」與置中的「127」會落在相同的視覺中心。
對讀者而言,實際的效果就是你完全不需要思考這些事。你選好位置,工具負責運算,每一頁都會落在同一個地方。
隱私:你的檔案如何被處理
PDF 經常包含你不能傳送到陌生人伺服器的資料 —— 合約草稿、病歷資料、財務報表、已密封的法院文件。以這個工具的設計方式來看,這不成問題。
當你選擇一個檔案時,它會被讀入記憶體,並透過在你自己的瀏覽器內執行的 JavaScript 在本機處理。沒有上傳步驟、沒有雲端儲存、伺服器上也沒有任何文件內容的記錄。從你選擇檔案的那一刻起,到下載編號後檔案的那一刻為止,PDF 的位元資料都停留在你的電腦上。工具會建立一個全新的 PDF,並把頁碼蓋在上面,然後以獨立下載的方式提供,因此你一開始的檔案會被完整如初地保留下來。
因為沒有任何資料被傳送,即使你離線或操作過程中網路斷線,工具在頁面載入後仍會持續運作。
工具無法讀取你的 PDF 的情況
有兩種情況會讓工具在能夠放置任何數字之前就停止運作,值得事先了解。
有密碼保護的 PDF 在沒有密碼的情況下無法讀取。工具會清楚地回報這個情況,你需要先解開檔案鎖定 —— 例如從建立它的應用程式中另存一個未受保護的副本 —— 之後才能進行編號。
毀損的 PDF —— 也就是下載未完成、被截斷,或是由有問題的工具儲存的檔案 —— 同樣會被回報,而不是靜悄悄地產生一個損壞的結果。這時的解決方法是在編號之前取得一份乾淨的檔案。
除了上述兩種情況之外,工具可以處理任何標準的 PDF。
如果你正在權衡各種選項,為 PDF 加入頁碼:入門完整指南對此有詳細說明。
如果你正在權衡各種選項,在列印前為 PDF 加上頁碼對此有詳細說明。