APA 第 7 版的 PDF 引註，是依據該文件實際的來源類型——期刊文章、書籍、報告或網頁——而非檔案格式來建構的。.pdf 副檔名僅能告訴你這個檔案是如何被傳遞的；它無法告訴你是誰寫的、在哪裡出版的，或該如何格式化這筆條目。這個單一規則，正是大多數 PDF 引註在第一次嘗試時就出錯的原因：學生複製標題與網址就當作完成，即使這份文件其實是一份有出版商的署名報告。
一旦你辨識出真正的來源類型，引註就會遵循一個可預期的格式：作者、日期、標題、容器，以及像 DOI 或網址這樣的永久識別碼。APA 引註產生器讓你先選擇來源類型，再依序填入這些欄位，然後複製出已自動套用斜體與標點的完整格式化參考文獻。每條規則都是依據 apastyle.apa.org 上的官方範例，在你的瀏覽器中本地計算，因此你輸入的內容不會被上傳到任何伺服器。
核心規則：依來源類型引用，而非依檔案格式
APA 出版手冊明確指出，PDF 並非引註類別之一。參考文獻條目必須對應到該 PDF 所內容的內容類型，因為所需的元素並不同。期刊文章需要期刊名稱、卷號、期號與頁碼範圍；書籍需要出版商；網頁則僅在內容設計為會變動時，才需要網站名稱與擷取日期。試圖寫出一個通用的「PDF 引註」範本，正是產生錯誤參考文獻的原因。
把這個檔案想成是一種傳遞工具，就像你會把期刊文章的印刷影本視為影本一樣。期刊文章的影本仍然是期刊文章。書籍章節的 PDF 仍然是書籍章節。容器改變了，但來源類型並未改變。
如何辨識你的 PDF 實際上是什麼
在開啟產生器之前，請先判斷該文件屬於哪一類別。APA 7 中每種來源類型都有其各自所需的元素，只要你告訴產生器你正在處理的是哪一種類型，它就會處理這些差異。
請利用 PDF 第一頁的以下線索來判斷：
- 作者姓名、期刊刊頭、卷號、期號與頁碼——這是一篇期刊文章，即使你是以 PDF 下載而非透過資料庫的 HTML 頁面取得。
- 版權頁上有出版商標誌與 ISBN 的標題頁——這是一本書；如果個別章節作者被列出且有明確的章節標題，則為編輯書中的某一章。
- 由組織、政府機關或機構發佈、沒有期刊卷號也沒有商業出版商的署名報告——這是一份報告，在 APA 7 中以組織作為作者，比照書籍處理。
- 標題、作者或組織，以及一條明確的網址，且沒有記錄出版商——這是一個網頁或獨立的網路文件。
如果你從 JSTOR、ProQuest 或 EBSCO 等資料庫下載 PDF，來源類型仍然是期刊文章——在 APA 7 中，資料庫並非參考文獻的一部分。如果你從作者的機構網頁或預印本伺服器下載，請將其視為帶有作者與穩定網址的網頁。
三步驟從你的 PDF 產生 APA 引註
- 選擇來源類型。開啟 APA 引註產生器，並依據你的 PDF 實際所屬的類型（而非副檔名）選擇網站、書籍、期刊文章或報紙文章。
- 依其在 PDF 標題頁或第一頁上呈現的樣貌，填寫作者、日期、標題與容器欄位。在適當處加上卷號、期號、頁碼範圍、DOI 或網址。若來源確實缺少該資訊，請將該欄位留空；對於沒有作者的作品，產生器會將標題移到最前面，並以 (n.d.) 取代缺失的年份。
- 從結果面板複製格式化後的參考文獻。斜體、& 符號、21 位以上作者使用的空格省略號，以及將 DOI 改寫為完整 https://doi.org/ 網址等格式，皆會自動套用。直接將結果貼入你的參考文獻中即可。
各來源類型的必填欄位與斜體規則
| 來源類型 | 你需要的元素 | 哪些部分需使用斜體 |
|---|---|---|
| 網站 / 獨立網路文件 | 作者或組織、日期、作品標題、網站名稱（若與作者不同）、網址 | 該獨立作品的標題 |
| 書籍 | 作者或組織、年份、標題（非初版時需加上版次）、出版商、可選擇性的 DOI 或網址 | 整個標題 |
| 期刊文章 | 作者、年份、文章標題、期刊名稱、卷號（若每期皆從第 1 頁起算則需加上期號）、頁碼範圍、DOI 或網址 | 期刊名稱與卷號 |
| 報紙文章 | 作者、完整日期、標題、報紙名稱、頁碼範圍（若為印刷版）、網址 | 僅報紙名稱 |
手動正確處理斜體是 APA 最常見的錯誤之一，因此產生器會自動為你標示，並將結果直接顯示出來。期刊文章會將期刊名稱與卷號標為斜體，但文章標題不會；書籍會將整個標題標為斜體；網頁會將獨立文件的標題標為斜體；報紙則僅將報紙名稱標為斜體，而標題不會。
產生器自動套用的 APA 7 規則
現行的 APA 第 7 版於 2019 年 10 月出版，取代了 2010 年的第 6 版。該次修訂的多項變更已內建於產生器中，讓你無須逐一記住：
- 書籍不再需要出版商所在地。APA 6 要求標示城市與州別；APA 7 已刪除此項要求。僅需出版商名稱即足夠。
- 最多列出 20 位作者的全名。APA 6 在 7 位作者後即截斷並加上省略號；APA 7 則最多列出 20 位，並在最後一位作者前加上 & 符號。
- 21 位或更多作者。列出前 19 位作者，接著是帶空格的省略號 (. . .)，最後再加上末位作者，且不加 & 符號。
- DOI 格式化為完整網址，以 https://doi.org/ 開頭——舊式的「doi:」前綴與解析器簡寫皆已不再使用。
- 僅在頁面沒有明確出版日期且其內容可能隨時間變動時才會加上「Retrieved from」。對大多數來源而言，僅有日期即足夠。
- (n.d.) 取代缺失的年份。若 PDF 沒有出版日期，產生器會以 (n.d.)（代表「無日期」）替代年份。
- 若無作者，則將標題移至條目最前面，使參考文獻仍以讀者查找來源所需的資訊作為開頭。
作者排序完全遵循 APA 7 規範。一位作者寫為「Last, F. M.」；兩位作者以 & 符號連接；三位至二十位作者以逗號分隔，並在最後一位作者前加上 & 符號。這些皆無須手動輸入。
修正 PDF 引註中最常見的三個錯誤
在引用 PDF 時，有三個錯誤會反覆出現，而每一個都能透過產生器毫不費力地修正。
1. 將檔案格式視為來源類型。最常見的錯誤是在標題欄位中寫入「PDF」，或是自創一個「線上文件」之類的類別。APA 7 並沒有特別的「PDF」來源類型。請判斷該文件是期刊文章、書籍、報告或網頁，並使用對應的類別。
2. 為書籍加上出版商所在地。若你在 2019 年之前學習過 APA，你所學的是要在書籍出版商前標示城市與州別。APA 7 已取消此項要求；僅需出版商名稱即為正確。若你的引註中在出版商前仍出現「New York, NY:」，則代表你正在套用較舊的規則。
3. 在 7 位作者處截斷作者列表。APA 6 在 7 位作者後即停止並加上省略號。APA 7 則最多列出 20 位。產生器會自動套用正確的截斷規則，包括 21 位以上作者的空格省略號規則。
參考文獻條目與文中引註也有所不同。參考文獻條目是出現在論文末尾的完整格式化版本；文中引註則是簡短的括號形式，例如 (Grady et al., 2019)，出現在內文中。APA 引註產生器所建構的是參考文獻條目——這個較長的版本會自動套用斜體、標點與 DOI 網址。