Word 風格 PDF 中的頁首與頁尾是每頁頂端與底部蓋上的簡短置中文字行,用於標題、保密聲明、檔名、日期與頁碼。在瀏覽器中為 PDF 加入它們的直接方式是使用 Header Footer PDF 工具:選擇一個不超過 25 MiB 的本機 PDF,輸入一行或兩行文字,從 6 到 36 點之間挑選一個字型大小,設定介於 0 到 200 點之間的邊緣邊距,然後下載新檔案,檔名會加上 -header-footer.pdf 的字尾。所有處理都在瀏覽器本機完成 —— 載入來源檔案、嵌入標準 Helvetica、在每個結構頁面上繪製每一行、量測實際文字寬度、水平置中並儲存結果 —— 因此來源與產生的位元組絕不會離開裝置。頁碼使用兩個小寫代碼:{page} 會展開為目前的以一為基準的頁碼,{pages} 會展開為結構頁面的總數,所以像 Page {page} of {pages} 這樣的頁尾,在五頁文件的第二頁上會呈現為 Page 2 of 5。取代是確定性的,並且在每個精確小寫代碼出現的地方都會套用;其他大括號文字,例如 {report},則維持不變。
頁首與頁尾會在每頁蓋上什麼內容
"header"(頁首)這個詞原本來自印刷書中的 running heads —— 每頁頂端的簡短標題,用來提醒讀者他們正在閱讀的內容。"footer"(頁尾)則是它在頁面底部的對應部分。在 Word 文件中,這些文字行通常是透過功能區上的「插入」分頁來新增:插入 > 頁首 或 插入 > 頁尾,然後選擇內建樣式或「編輯頁首 / 編輯頁尾」以輸入自訂文字。Header Footer PDF 工具在 PDF 上透過使用內嵌的標準 Helvetica 字型,在每個結構頁面上繪製一個可選的頁首行與一個可選的頁尾行,產生相同的視覺效果。
常見的標籤包括文件標題、作者或公司名稱、保密聲明(例如 "Internal use only — not for distribution")、檔名、專案或修訂版本標記(例如 "v3.2 draft"),以及頁面識別資訊(例如 "Page 3 of 12.")。每個標籤都刻意保持簡短:較長的文字行在較窄的版面上會超出頁面,而頁首也會與本文內容爭奪注意力。Header Footer PDF 工具在修剪前後的空白字元後,將每個文字欄位上限設為 120 個 Unicode 字元,這對上述任何標籤以及大多數合規頁尾而言都已足夠。
為何 Word 文件常會變成需要處理頁首與頁尾的 PDF 工作
大多數 Word 文件是以 PDF 形式而非 .docx 檔案離開應用程式。收件者在 Preview、Acrobat、手機瀏覽器或列印佇列中開啟它們,而版面配置會完全依照作者設計的方式保留下來。在 Word 中運作正常的頁首與頁尾會隨著 PDF 一起帶著走,但前提是作者在匯出前已先加入它們。如果標籤被遺忘、在複製貼上到其他文件時被捨棄,或是直到檔案分享出去後才需要 —— 例如,某個「Confidential」頁尾是在草稿離開團隊後由法務部門加上的 —— 作者最後就得編輯 PDF 而非 Word 檔案。
Header Footer PDF 工具正是為這種情況而設計。給已完成編輯、此刻才需要標籤的 Word 作者的具體步驟:
- 在 Word 中,選擇檔案 > 另存新檔,並選擇 PDF 作為檔案類型,或使用檔案 > 匯出 > 建立 Adobe PDF / 建立 XPS 文件。使用能在保持內容可讀性的最小檔案選項。
- 如果文件需要為特定的紙張大小,請先開啟「版面設定」對話框並挑選最終的頁面尺寸,因為 PDF 會沿用這些尺寸。
- 在同樣的瀏覽器中開啟 Header Footer PDF,點選檔案選擇器,選擇你剛匯出的 PDF。
- 輸入頁首文字、頁尾文字或兩者;在需要出現頁碼的地方加入 {page} 與 {pages}。
- 挑選字型大小與邊緣邊距,點選「Add header and footer」,然後下載新檔案。
- 在 Preview、Acrobat 或手機上開啟結果,確認標籤位於你預期的位置,再將檔案送出。
原始的 .docx 在整個過程中不會被觸碰,只有匯出的 PDF 是被變更的檔案。
使用 Header Footer PDF 工具加入頁首與頁尾
這個工具是基於瀏覽器的,因此無需安裝任何東西。完整的步驟清單,正如產品所確認的:
- 選擇一個不超過 25 MiB 的本機 PDF。檔案選擇器會以可見的錯誤訊息而非靜默失敗,來拒絕空白、加密、損壞、過大或標示錯誤的檔案。
- 在兩個文字方塊中輸入頁首文字、頁尾文字或兩者。每個方塊在修剪後最多接受 120 個 Unicode 字元。如果你只需要頁首或只需要頁尾,可將其中一個方塊留空。
- 可選擇性地在任一行中的任何位置使用兩個小寫代碼:{page} 代表目前的以一為基準的頁碼,{pages} 代表來源文件的結構頁面總數。
- 將字型大小設定為介於 6 到 36 點之間的整數。該大小同時適用於頁首與頁尾。
- 將邊緣邊距設定為介於 0 到 200 點之間的整數。頁首文字會從頂端邊緣往下該邊距的位置開始,而頁尾文字則會從底端邊緣往上同樣的邊距開始。
- 點選「Add header and footer」。瀏覽器會載入來源檔案、嵌入一次標準 Helvetica、量測每行的實際寬度、將其置中於現有的頁面方框內,並序列化為新的 PDF。繪製步驟使用開源 pdf-lib 函式庫中的標準 PDFPage drawText 方法。
- 下載新檔案。下載的檔案會保留來源檔名的基礎並加上 -header-footer.pdf,所以 report.pdf 會變成 report-header-footer.pdf。任何先前在同一工作階段中的下載會在設定變更的那一刻立即撤銷,因此最新的檔案不會被誤認為是較舊的版本。
來源頁面方框、頁面順序、現有可見內容與原始頁數都保持不變;只有新的文字會繪製在其上。
使用 {page} 與 {pages} 代碼的頁碼
頁碼是開啟此工具最常見的原因。由兩個精確的小寫代碼驅動:{page} 會成為文字繪製所在頁面上的目前以一為基準的頁碼,而 {pages} 會成為來源文件在加入任何文字之前的結構頁面總數。總數永遠是來自來源的結構計數,因此它會與你在 Acrobat 或 Preview 中開啟原始 PDF 時所看到的頁數一致。
其他大括號文字會保持不變,這在文件已提及以大括號表示的詞彙時很有用:像 Report {page} of {pages} ({client}) 這樣的頁尾會呈現為 Report 2 of 5 (Acme Co),並且永遠不會動到 {client} 代碼。取代是確定性的:每個 {page} 在每個頁面上都會成為該頁的編號,而每個 {pages} 在每個頁面上都會成為同一個總數。
| 頁尾文字 | 在第 2 頁(共 5 頁)中呈現為 |
|---|---|
| Page {page} of {pages} | Page 2 of 5 |
| {page} | 2 |
| Confidential — page {page} | Confidential — page 2 |
| {client} — {pages} pages | {client} — 5 pages |
| Total: {pages} — current: {page} | Total: 5 — current: 2 |
代碼詞彙刻意保持精簡:沒有封面頁排除、沒有羅馬數字模式、沒有起始編號偏移、沒有區分奇偶頁的內容,也沒有 Bates 編號。頁首與頁尾會一致地套用至每個結構頁面,且編號永遠從 1 開始。這些固定規則讓輸出可預測且易於根據原始文件進行驗證。
限制、邊距,以及下載後需確認的事項
Header Footer PDF 工具的設計宗旨是可預測,這代表會有少量固定的限制。事先知道這些限制,可避免在 200 頁的文件上徒勞地反覆嘗試。
| 設定 | 可接受範圍或規則 |
|---|---|
| 來源檔案 | 非空白 PDF,上限 25 MiB |
| 字型大小 | 介於 6 到 36 點之間的整數 |
| 邊緣邊距 | 介於 0 到 200 點之間的整數 |
| 頁首文字長度 | 最多 120 個 Unicode 字元(修剪後) |
| 頁尾文字長度 | 最多 120 個 Unicode 字元(修剪後) |
| 代碼詞彙 | {page}、{pages},僅小寫 |
| 字型 | 內嵌標準 Helvetica |
| 頁面範圍 | 每個結構頁面;編號從 1 開始 |
| 輸出檔名 | 來源基礎檔名 + -header-footer.pdf |
| 網路行為 | 來源與輸出絕不上傳 |
新文字會作為額外的 PDF 內容繪製在現有頁面方框之上,而非僅作為檢視器疊加層,因此靠近邊緣的現有內容可能會與所選的文字行重疊。該工具不會自動建立空白區、偵測安全邊距、移動本文內容、讀取文件語言,或避開標誌與裁切記號。如果某行超出可用的頁面寬度,該工具會將字型大小一次減少一點,直到 6 點的下限 —— 它不會拉伸、自動換行,也不會悄悄刪除文字。極窄的頁面或過大的邊距仍可能讓可用空間所剩無幾,因此結果應在發佈或列印前先開啟並快速檢視。
標準 Helvetica 涵蓋實用的拉丁字元集,但並未涵蓋所有書寫系統或表情符號。如果內嵌字型無法編碼某個輸入的字元,檔案建立會以明顯方式失敗,而不是產生字元缺失的 PDF。針對多語言品牌、自訂字型、超連結、影像、動態日期、歸檔合規性聲明或精確排版需求,標準做法是使用能嵌入所需授權字型的桌面出版應用程式。