Word 風格 PDF 中的頁首和頁尾是每頁頂部和底部蓋上的簡短、置中的文字行，用於標題、機密聲明、檔案名稱、日期和頁碼。在瀏覽器中為 PDF 新增它們的直接方式是 Header Footer PDF 工具：選擇一個不超過 25 MiB 的本機 PDF，輸入一行或兩行文字，從 6 到 36 點中選擇字型大小，設定從 0 到 200 點的邊緣邊距，然後下載檔名附加 -header-footer.pdf 的新檔案。覽器在本機處理所有事項——載入來源檔案、嵌入標準 Helvetica、在每個結構頁面上繪製每一行、測量實際文字寬度、水平置中並儲存結果——因此來源和產生的位元組永遠不會離開裝置。頁碼使用兩個小寫代碼：{page} 會展開為以 1 為起始的目前頁碼，{pages} 會展開為總結構頁數，因此像 Page {page} of {pages} 這樣的頁尾會在五頁文件的第二頁上呈現為 Page 2 of 5。取代是確定性的，並且會在精確小寫代碼出現的所有位置套用；其他大括號文字（例如 {report}）則保持不變。
頁首和頁尾會蓋在每一頁上的內容
「header」這個詞最初來自印刷書中的 running heads——每頁頂部的一個簡短標題，提醒讀者他們正在閱讀的內容。「footer」這個詞則是它在頁面底部的對應。在 Word 文件中，這些行通常是透過功能區上的「插入」分頁來新增：插入 > 頁首 或 插入 > 頁尾，然後選擇內建樣式或編輯頁首 / 編輯頁尾 來輸入自訂文字。Header Footer PDF 工具透過使用嵌入的標準 Helvetica 字型，在每個結構頁面上繪製一個可選的頁首行和一個可選的頁尾行，在 PDF 上產生相同的可見結果。
常見的標籤包括文件標題、作者或公司名稱、機密聲明（例如「Internal use only — not for distribution」）、檔案名稱、專案或版本標記（例如「v3.2 draft」），以及頁面識別項（例如「Page 3 of 12」）。每個標都是刻意簡短的：在窄版格式中，長行會超出頁面範圍，而且頁首會與內文爭奪注意力。Header Footer PDF 工具在修剪前後的空白字元後，將每個文字欄位限制為最多 120 個 Unicode 字元，這對於上述任何標籤和大多數合規頁尾來說已經足夠。
為什麼 Word 文件經常變成頁首頁尾 PDF 工作
大多數 Word 文件以 PDF 而不是 .docx 檔案的形式離開應用程式。收件者在預覽程式、Acrobat、手機瀏覽器或列印佇列中開啟它們，且版面配置會與作者設計的完全一致。在 Word 中運作正常的頁首和頁尾會隨著 PDF 一起傳，但它們只有在作者在匯出前新增它們時才會保留。如果標籤被遺忘、在複製貼上到另一個文件時被刪除，或者只在檔案分享後才變得必要——例如，當草稿離開團隊後由法務新增的「Confidential」頁尾——作者就只能編輯 PDF 而不是 Word 檔案。
Header Footer PDF 工具正是為這種情況而設計的。針對已完成編輯、現在才需要標籤的 Word 作者的具體步：
- 在 Word 中，選擇 檔案 > 另存新檔，然後選擇 PDF 作為檔案類型，或使用 檔案 > 匯出 > 建立 Adobe PDF / 建立 XPS 文件。使用能保持內容可讀的最小檔案選項。
- 如果文件需要是特定的紙張大小，請先開啟「頁面設定」對話框並選擇最終的頁面尺寸，因為 PDF 將會沿用這些尺寸。
- 在同一個瀏器中開啟 Header Footer PDF，按一下檔案選擇器，然後選擇您剛匯出的 PDF。
- 輸入頁首文字、頁尾文字或兩者；並在需要出現頁碼的位置包含 {page} 和 {pages}。
- 選擇字型大小和邊緣邊距，按一下「新增頁首和頁尾」，然後下載新檔案。
- 在預覽程式、Acrobat 或您的手機中開啟結果，以在傳送檔案之前確認標籤位於您預期的位置。
原始的 .docx 在整個過程中不會被更動，只有匯出的 PDF 是被變更的檔案。
使用 Header Footer PDF 工具新增頁首和頁尾
該工具是基於覽器的，因此無需安裝任何東西。完整的步清單，正如產品所確認的：
- 選擇一個不超過 25 MiB 的本機 PDF。檔案選擇器會以可見的錯誤（而不是靜默失敗）來拒絕空白、加密、損壞、過大或標記錯誤的檔案。
- 在兩個文字方塊中輸入頁首文字、頁尾文字或兩者。在修剪後，每個方塊最多接受 120 個 Unicode 字元。如果您只想要頁首或只想要頁尾，請將其中一個方塊留空。
- 選擇性地在任一行中的任何位置使用兩個小寫代碼：{page} 表示以 1 為起始的目前頁碼，{pages} 表示來源文件的總結構頁數。
- 將字型大小設定為 6 到 36 點之間的整數。該大小同時套用於頁首和頁尾。
- 將邊緣邊距設定為 0 到 200 點之間的整數。頁首文字會根據該邊距從頂部邊緣向下定位，頁尾文字則從底部邊緣向上以相同的邊距開始。
- 按一下「新增頁首和頁尾」。覽器會載入來源檔案、嵌入一次標準 Helvetica、測量每一行的實際寬度、將其置中於現有的頁面框內，並序列化為新的 PDF。繪製步驟使用來自開源 pdf-lib 函式庫的標準 PDFPage drawText 方法。
- 下載新檔案。下載會保留來源檔案名稱的基底並新增 -header-footer.pdf，因此 report.pdf 會變成 report-header-footer.pdf。任何來自同一工作階段的先前下載都會在設定變更的那一刻被撤銷，因此最新的檔案不會被誤認為是較舊的檔案。
來源頁面框、頁面順序、現有的可見內容和原始頁數都保持不變；只有新的文字被繪製在其上方。
使用 {page} 和 {pages} 代碼的頁碼
頁碼是開啟此工具最常見的原因。兩個精確的小寫代碼驅動了它：{page} 會變成製文字所在頁面的以 1 為起始的目前頁碼，{pages} 會變成在任何文字新增之前來源文件的總結構頁數。總數永遠是來自來源的結構頁數，因此它會與您在 Acrobat 或預覽程式中開啟原始 PDF 時所看到的頁數相符。
其他大括號文字保持不變，這在文件已經提到以大括號括住的詞彙時非常有用：像 Report {page} of {pages} ({client}) 這樣的頁尾會呈現為 Report 2 of 5 (Acme Co)，並且永遠不會觸及 {client} 代碼。取代是確定性的：每個 {page} 在每個頁面上都會變成該頁的頁碼，每個 {pages} 在每個頁面上都會變成相同的總數。
| 頁尾文字 | 在 5 頁中的第 2 頁上呈現為 |
|---|---|
| Page {page} of {pages} | Page 2 of 5 |
| {page} | 2 |
| Confidential — page {page} | Confidential — page 2 |
| {client} — {pages} pages | {client} — 5 pages |
| Total: {pages} — current: {page} | Total: 5 — current: 2 |
代碼詞彙表刻意設計得很窄：沒有封面頁排除、沒有羅馬數字模式、沒有起始編號偏移、沒有獨立的奇偶頁內容，也沒有 Bates 編號。頁首和頁尾會統一套用於每個結構頁面，且編號永遠從 1 開始。這些固定規則使輸出可預測且易於根據原始文件進行驗證。
限制、邊距以及下載後要檢查的內容
Header Footer PDF 工具的設計宗旨是可預測，這意味著只有少數幾個固定的限制。事先了解它們可以避免在 200 頁的文件上進行浪費的嘗試錯誤。
| 設定 | 接受的範圍或規則 |
|---|---|
| 來源檔案 | 非空白的 PDF，最大 25 MiB |
| 字型大小 | 6 到 36 點之間的整數 |
| 邊緣邊距 | 0 到 200 點之間的整數 |
| 頁首文字長度 | 最多 120 個 Unicode 字元（修剪後） |
| 頁尾文字長度 | 最多 120 個 Unicode 字元（修剪後） |
| 代碼詞彙表 | {page}、{pages}，僅限小寫 |
| 字型 | 嵌入的標準 Helvetica |
| 頁面範圍 | 每個結構頁面；編號從 1 開始 |
| 輸出檔案名稱 | 來源基底 + -header-footer.pdf |
| 網路行為 | 來源和輸出永遠不會被上傳 |
新文字是作為額外的 PDF 內容製在現有頁面框之上的，而不是作為僅供檢視器使用的疊加層，因此現有內容如果靠近邊緣可能會與所選的行重疊。該工具不會自動建立空白區、不會偵測安全邊距、不會移動內文、不會讀取文件語言，也不會避開標誌和裁切記號。如果一行將超出可用的頁面度，該工具會將其字型大小一次減少 1 點，直至達到 6 點的下限——它不會拉伸、換行或靜默刪除文字。非常窄的頁面或過大的邊距仍可能留下很少的可用空間，因此應在分發或列印之前開啟並快速瀏覽結果。
標準 Helvetica 涵蓋了實用的拉丁字元集，但並未涵蓋所有書寫系統或表情符號。如果嵌入的字型無法編碼所輸入的字元，檔案建立會以可見的方式失敗，而不是產生缺少字形的 PDF。對於多語言品牌、自訂字型、超連結、影像、動態日期、歸檔合規性聲明或精確排版，標準建議是使用能夠嵌入所需授權字型的桌面排版應用程式。
延伸閱讀：PDF 中的頁首和頁尾在哪裡？位置指南。