將 PDF 扁平化會把每個傳統 AcroForm 欄位——文字方塊、核取方塊、選項按鈕、下拉式選單和清單方塊——目前的可見值直接寫入新 PDF 副本的頁面內容中，然後移除互動式控制項，如此完成的文件便無法再以表單形式編輯。您裝置上的原始檔案會保持原本的樣貌不變;只會另外產生一份扁平的副本，且整個轉換過程都在您的瀏覽器中本機執行，因此文件不會上傳到伺服器。這是鎖定已完成的大型 PDF 表單的標準做法，讓文件可以歸檔、列印，或傳送給收件人，而不會讓任何人在事後更改答案。由於此操作只會更動表單字典，並將每個欄位的外觀寫入頁面資料流，扁平化後的副本會保持與來源相同的頁數和相同的可見版面。不過，這並非遮蔽步驟、簽章步驟、檔案壓縮步驟，也無法用來修復損壞或有密碼保護的 PDF。
「扁平化大型 PDF」真正的含義
PDF 表單是由兩層所組成。第一層是可見的頁面:靜態背景、標題文字、線條、為每個答案繪製的方框。第二層是互動式表單字典 (AcroForm)，其中包含實際可編輯的控制項和使用者輸入或選擇的值。當收件人在 PDF 檢視器中開啟檔案時，兩層會合併，讓他們能夠填寫表單。一旦您將檔案扁平化，互動層就會被移除，每個欄位目前的外觀會以繪製的形狀和文字「烘焙」到頁面中，這就是為什麼值會變成永久性，而且表單再也無法編輯。
當 PDF 檔案很大時，這個區別就很重要。一份 200 頁的申請文件、多區段的稅務申報單，或由多份表單組成的合約資料夾，整份文件仍然只有一個 AcroForm 字典。只要扁平化該字典一次，就能在單一操作中鎖定每個頁面上的每個欄位。產生的結果是一份扁平的、唯讀的 PDF，任何檢視器都能開啟並列印，而不需要解譯互動式欄位的狀態。
在傳送之前扁平化大型 PDF 的理由
可編輯的 AcroForm 欄位在不同的檢視器中呈現的方式不同。同一個文字方塊在 Acrobat Reader、瀏覽器內建的 PDF 檢視器，以及第三方閱讀程式中，可能會顯示不同的字型、基線或對齊方式。當文件無論在哪裡開啟都必須看起來一樣時，這就是一個真正的問題。扁平化會將每個欄位的外觀鎖定到頁面，因此無論使用哪個檢視器開啟，扁平化後的副本都能一致地列印和顯示。
這也涉及實務上的歸檔理由。扁平化後的副本事後較不容易遭到竄改:答案已成為頁面內容的一部分，而不是一個可被編輯的獨立字典。對於人力資源資料夾、已簽署的申請表、已完成的登記表單，以及其他合規文件，這通常正是寄件人所需要的保證。
最後，傳送扁平化後的檔案可以避免收件人常犯的一個錯誤。人們收到互動式表單時，有時會不小心點進欄位，並在轉寄之前覆寫了某個值。扁平化後的副本根本沒有多餘的點擊可以落入。
如何在瀏覽器中扁平化大型 PDF 檔案
對於任何大小的文件——包括數百萬位元組、多頁且包含數十個表單欄位的大型 PDF——都適用相同的 three-step 流程。請使用 Flatten PDF 工具在本機完成此操作。
- 選擇包含已完成傳統表單欄位的 PDF。在瀏覽器中開啟 Flatten PDF 工具，並從您的裝置選取檔案。處理過程是在您的瀏覽器中本機進行，因此文件不會上傳到伺服器。
- 檢視偵測到的可編輯欄位數量，並確認可見值是最終值。該工具會檢查 AcroForm 字典，並回報它找到的可編輯欄位數量。此刻務必再次確認每個答案、核取方塊和下拉式選單的選擇都正確無誤，因為一旦您確認，這些值將會永久寫入所下載副本的頁面中。
- 選取「扁平化 PDF 表單欄位」，然後下載新的扁平化副本。該工具會將每個欄位目前的外觀寫入頁面資料流，移除互動式控制項，並產生一份獨立的、唯讀的 PDF，您可以將其儲存在原始檔案旁邊。您的原始檔案絕不會被覆寫。
如果工具回報找不到任何可編輯欄位，這對於掃描文件、靜態文件，或已經扁平化的 PDF 來說是預期的結果。在這種情況下，不會產生輸出檔案，因為產生一份外觀相似的下載檔案會造成誤導。
扁平化會與不會改變的內容
扁平化是一個範圍很小的操作，正因為如此它才具有可預測性。下表精確顯示文件的哪些屬性會改變、哪些保持不變，這是在處理大型檔案時應牢記於心的安全心智模型。
| 屬性 | 扁平化後會發生什麼 |
|---|---|
| 頁數 | 不在本工具的處理範圍內。頁面旋轉、合併和分割由其專屬工具處理。 |
| 可見頁面內容 | 對於原本已在頁面上的文字、影像和繪圖保持不變。 |
| AcroForm 欄位 (文字、核取方塊、選項按鈕、下拉式選單、清單) | 目前的外觀寫入頁面;互動式控制項被移除。 |
| 值的可編輯性 | 無法再透過表單字典變更這些值。 |
| 文件詮釋資料、附件、隱藏圖層 | 原樣保留。扁平化不會刪除或更改它們。 |
| 註解和評論 | 不在本工具的處理範圍內。扁平化僅專注於 AcroForm 欄位，而不處理註解。 |
| 數位簽章 | 不會新增。扁平化的欄位並非密碼學簽章。 |
| 欄位下方的敏感內容 | 不會遮蔽。任何原本已在頁面上的內容都會保持可見。 |
這種區隔就是為什麼扁平化適合某些工作，卻是其他工作的錯誤工具。當您想要一份完成的、唯讀的表單記錄時，它是正確的工具。當任務是隱藏資訊、認證文件、簽署文件，或縮減其位元組大小時，它就是錯誤的工具。
檔案大小與效能:大型 PDF 的預期狀況
扁平化並非壓縮步驟。扁平化改變的是可編輯性，而不是文件的基本用途。如果目標是讓檔案變小，專屬的 Compress PDF 工作流程才是正確的選擇;扁平化和壓縮是兩項獨立的工作，應有意識地分別選用。
會隨著檔案大小而改變的是操作所需的時間和記憶體。一份 50 頁、只有幾十個欄位的申請表，扁平化幾乎是瞬間完成。一份 500 頁、每頁數百個欄位的合規資料夾則需要較長時間，因為每個可見值都必須從 AcroForm 字典中讀取，並呈現到頁面內容中。瀏覽器仍然會在本地完成所有這些處理，因此不會消耗網路頻寬，但記憶體有限的電腦在處理最大的檔案時可能會有困難。在扁平化非常大的 PDF 之前，關閉其他分頁和應用程式通常會有幫助。
關於大型檔案還有一件事需要注意:扁平化無法修復原本就在某些檢視器中顯示不正確的文件。如果原始 PDF 依賴某個未內嵌的罕見字型，欄位值在扁平化之前可能就已經顯示錯誤，扁平化之後也會以同樣錯誤的方式顯示。在這種情況下，正確的修復方法是上游先內嵌字型，而不是進行扁平化。
本工具會與不會處理的檔案類型
本工具只能扁平化標準的 AcroForm 欄位，這是大多數日常表單所使用的傳統 PDF 表單技術。它無法扁平化 XFA 表單，因為 XFA 是一種不同的動態表單格式，需要其專屬的相容工作流程;嘗試扁平化 XFA 檔案不是會失敗，就是會產生具有誤導性的副本，因此工具會安全地停止處理。受密碼保護的 PDF 會被拒絕，而不是繞過;損壞或無法讀取的檔案基於同樣的原因也會被拒絕。
如果您手邊的是掃描的紙本表單、靜態 PDF，或值已經「烘焙」到頁面中的檔案，該工具會回報零個可編輯欄位，並且不會產生輸出。這個結果是正確的，而不是錯誤:工具沒有任何需要扁平化的內容，而產生一份與輸入內容相同的副本並沒有用處。對於真正需要變成不可編輯的掃描表單，正確的路徑是採用 OCR 或基於影像的 PDF 工作流程，而不是表單扁平化。
在傳送之前驗證扁平化副本
扁平化副本下載完成後，請使用收件人將會使用的同一個檢視器來開啟它。檢查具代表性的欄位樣本——幾個文字項目、一兩個核取方塊、一個下拉式選單——並確認這些值看起來正確，而且表單欄位已無法再編輯。對於大型檔案而言，這個步驟特別重要，因為您很容易忽略未親自填寫的頁面上的問題。
在收件人確認所收到的副本可接受之前，請保留原始的可編輯表單。如果有任何需要更正之處，可以重新編輯原始檔案並再次進行扁平化;扁平化副本是一個快照，而非真相的來源。如需更深入地了解如何在不損失品質的情況下鎖定表單欄位，如何在不損失品質的情況下扁平化 PDF 指南從品質保留的角度介紹了相同的工具，可與上述驗證步驟自然搭配使用。
對於受監管、已簽署或高風險的文件，請勿將扁平化視為經核准簽署流程的替代方案。扁平的核取方塊或扁平的打字姓名只是頁面上的一個可見標記，而不是密碼學的數位簽章;如果文件需要的是後者，請使用專屬的簽署工作流程。扁平化是將表單值鎖定到頁面的步驟;簽署、遮蔽、壓縮和加上浮水印各自有其專屬工具，並應按照符合工作流程的順序使用，而非互相取代。
扁平化不是正確工具的時機
值得明確說明扁平化是錯誤做法的情況。如果您需要隱藏在表單欄位下方的敏感文字，扁平化無法幫上忙——該文字仍然在頁面上。請使用正確的遮蔽工作流程。如果檔案太大而無法以電子郵件寄送，扁平化無法讓它變小;請使用壓縮工具。如果您需要重新排列頁面、新增戳記、旋轉掃描頁或分割檔案，這些是由各自專屬工具處理的獨立工作。扁平化的優勢在於其範圍的精確性:它只做一件事——將 AcroForm 值寫入頁面並移除互動式控制項——並且在本機、可預測地執行，而不更改文件中的任何其他內容。
對於大多數搜尋如何扁平化大型 PDF 的人來說，這種可預測性就是全部的重點。他們想要的是一份完成的、已鎖定的完成表單記錄，而 Flatten PDF 工具正好能提供這一點，既不會上傳檔案，也不會在結果上加上浮水印，更不會更動原始檔案。
如果您正在權衡各種選項，在瀏覽器中一次扁平化多個 PDF 檔案 對此有詳細介紹。