計算業務支出的燃油里程，是將車輛行駛的業務用里程除以行駛該里程所消耗的燃油加侳數，得出每加侳英里數 (MPG) 數值，將燃油成本直接連結到業務用里程。在美制單位中，公式為 MPG = 行駛路徑英里數 ÷ 美制加侳數，因此業務路徑 300 英里使用 10 加侳時，可得 30 MPG。在公制系統中，等效數值為 L/100km = 燃油公升數 ÷ 行駛公里數 × 100，因此 40 公升行駛 500 公里，計算結果為 8 L/100km。兩者從相反方向描述相同的油耗經濟性 — MPG 衡量效率，因此數值越高越好;L/100km 衡量消耗，因此數值越低越好 — 並可透過 L/100km = 235.214583 ÷ MPG (美制) 精確轉換。要為您的帳簿產生任一數值，僅需兩個您已記錄的輸入:里程錶或旅程錶上的距離，以及您加入的加侳數或公升數。燃油里程計算機可同時將這兩個輸入轉換為 MPG、L/100km 和 km/L，因此您可記錄所在國家使用的單位，以及另一個便於跨境比較的單位。本指南將逐步說明國稅局 (IRS) 認可的兩種車輛費用報銷方法、如何測量可作為依據的 MPG，以及如何讓紀錄保持完整，以順利通過查核。
計算業務里程成本的兩種方法
聯邦規定允許自僱工作者、承包商及小型企業主以兩種方式之一申報車輛費用，所選方法會影響 MPG 在您帳簿中的角色。請於首次將車輛用於業務時選定一種方法，並在該車或租賃期間內持續使用，因為中途變更需要額外文件及紀錄保存工作。
| 面向 | 標準里程費率 | 實際費用法 |
|---|---|---|
| 您記錄的內容 | 僅記錄業務路徑里程;公告費率已將燃油、折舊、保險及磨損等成本包含在單一每英里數值中。 | 記錄年度內車輛運行的每一筆實際費用，並使用您測得的 MPG 分攤燃油費用。 |
| 所需紀錄 | 每次行程的日期、目的地、業務目的及里程錶讀數，加上年底總里程。 | 所有燃油收據、修理發票、保險、規費、租賃款項，加上里程錶或旅程錶紀錄及測得的 MPG。 |
| MPG 的適用位置 | 選擇性 — 費率本身已內含燃油成本項目。 | 必要 — 燃油使用量以業務里程 ÷ 測得 MPG 計算，得出的加侳數再依收據計價。 |
| 最適合 | 業務里程較少、希望減少紀錄工作，或將自用車輛用於工作的車主。 | 車隊車主、年里程較高的駕駛，或車輛油耗高於標準費率假設的車主。 |
| 應記錄單位 | 里程錶上的業務里程 (美制) 或業務公里數 (公制)。 | 購買的加侳數或公升數，加上里程錶英里數，以便推算 MPG 或 L/100km 並套用於業務里程。 |
無論選擇哪種方式，標準費率都很簡單，因為費率本身已處理燃油計算。實際費用法則是 MPG 不可或缺的部分:若無測得的油耗經濟性數值，將無法在業務與私人用途之間分攤燃油費用。對於在客戶拜訪與私人事務之間共用車輛的企業主而言，計算出的 MPG 即是判定可扣抵費用與私人費用的分界線。
三步驟計算業務紀錄的燃油里程
- 選擇您的單位系統。 開啟燃油里程計算機，若您以美制單位記錄，請選擇英制 (英里與美制加侳);若您的業務以 L/100km 為單位，請選擇公制 (公里與公升)。混用兩者會得到錯誤結果，因為美制加侳為 3.785411784 公升，而英制加侳為 4.54609 公升 — 約大 20%。
- 輸入距離與燃油使用量。 輸入里程錶上的英里數或公里數 (或該段路程的旅程錶讀數)，以及您實際燃燒的加侳數或公升數。這兩個數字必須來自同一期間:加油、行駛、再加油，保持當下油槍會精確顯示兩次加油之間行駛里程所消耗的燃油量。
- 同時讀取 MPG、L/100km 及 km/L。 結果會即時顯示於輸入欄下方，三種單位同時呈現於畫面。MPG 越高越好，L/100km 越低越好，km/L 則為距離 ÷ 燃油。例如，行駛 300 英里使用 10 美制加侳為 30 MPG,235.214583 ÷ 30 計算結果約為 7.84 L/100km，代表同一趟行程。
請將結果寫入里程紀錄表，與日期、目的地及業務目的並列。每次加油時進行此動作，可讓 MPG 從一次性估算轉變為會計師或簿記員於年底可依賴的平均數值，並使燃油收據與申報業務里程的對帳工作更為簡便。
美制加侳與英制加侳:對業務紀錄的重要性
所引用的 MPG 數值在印刷上看似相近，實際上代表不同的燃油體積。美制加侳為 3.785411784 公升，與 EPA 在美國車輛標籤上所引用的單位相同。英制 (Imperial) 加侳為 4.54609 公升。20% 的差距意味著，標示為 30 美制 MPG 的車輛約為 36 英制 MPG — 同一引擎、相同油耗，在帳簿上卻是完全不同的兩個數字。
| 屬性 | 美制加侳 | 英制 (Imperial) 加侳 |
|---|---|---|
| 精確公升體積 | 3.785411784 L | 4.54609 L |
| 相對大小 | 較小 (參考單位) | 約大 20% |
| 使用對象 | 美國車輛標籤、EPA 評等、美國稅務指引、本計算機 | 英國道路燃油定價、較舊的英聯邦參考資料、部分進口車隊資料 |
| 對所引用 MPG 的影響 | 30 美制 MPG ≈ 7.84 L/100km | 30 英制 MPG ≈ 9.42 L/100km |
| 對比較的意義 | 較低的美制數值在帳面上看起來較差，但反映較少燃油。 | 較高的英制數值在帳面上看起來較佳，但反映較多燃油。 |
針對美國業務紀錄，請務必使用美制加侳。若供應商、租賃報告或製造商型錄引用英制 MPG，請乘以 0.832674 轉換為美制 MPG 後再行記錄。混用兩者是原本整齊的里程紀錄在查核時出現問題的最常見原因之一，且完全可以透過年初即固定使用單一單位來避免。
測量實際 MPG 以利準確紀錄
單趟短途行駛所得的 MPG 會因紅綠燈及冷車啟動而波動。以正常駕駛方式測量滿箱油，更能代表您業務行程中實際面臨的狀況。無論是為了報稅記錄里程，或僅想了解每次客戶拜訪的實際成本，程序皆相同。
- 將油箱加滿，並歸零旅程錶，或記錄當下里程錶讀數至最接近的英里或十分之一公里。
- 以正常方式行駛 — 相同的路線、相同的載重、相同的工作用駕駛風格 — 直到需要再次加油。
- 再次將油箱加滿。油槍顯示幕此時會精確顯示補充油量所需的加侳數 (或公升數)，此數值即為兩次加油之間行駛里程所消耗的燃油量。
- 將這兩個數字輸入計算機，並記錄所回傳的 MPG (或 L/100km)。
- 重複數個油箱的測量並平均結果。透過三至四個滿箱平均所得的數值，比任何單次讀數都更接近您的實際油耗經濟性。
這與計算機預期的兩項數字輸入相同:上方為距離，下方為燃油。執行次數越頻繁，業務里程紀錄就越嚴謹，也越容易為扣抵項目進行辯護，或向客戶開立代墊里程的發票。一致的測量方式還能消除最常見的查核風險之一，因為您申報的業務里程將與您實際購買的燃油相符。
業務里程快速轉換參考
大多數業務紀錄僅需一種單位，但跨境發票、海外客戶或進口車隊資料可能需要第二種單位。MPG、L/100km 及 km/L 之間的關係是固定的，因此單次計算即可一次獲得三者，下方的轉換因子皆為精確值。
| 轉換 | 公式 | 範例 |
|---|---|---|
| MPG (美制) → L/100km | L/100km = 235.214583 ÷ MPG | 30 美制 MPG → 約 7.84 L/100km |
| L/100km → MPG (美制) | MPG = 235.214583 ÷ L/100km | 8 L/100km → 約 29.40 美制 MPG |
| km/L → L/100km | L/100km = 100 ÷ km/L | 15 km/L → 約 6.67 L/100km |
| L/100km → km/L | km/L = 100 ÷ L/100km | 7 L/100km → 約 14.29 km/L |
這些為精確關係，非近似值，計算機會自動套用。如需更深入的分析 — 例如跨國比較燃油能量含量，或轉換以公斤計價的供應商發票 — 請將結果與能量轉換器搭配使用，以便在 BTU、焦耳及 kWh 之間轉換而不損及精確度。
降低業務行程的燃油成本
較高的 MPG 意味著相同的業務里程成本較低，相同的支出在每次客戶拜訪中能發揮更大效益。五個習慣即可涵蓋一般駕駛所能取得的大部分效益，且皆無需更換車輛。
- 保持輪胎於製造商建議的胎壓。胎壓不足會增加滾動阻力，在每次行程中悄悄消耗可觀的燃油量，因此每車胎壓檢查可在整年的業務駕駛中獲得回報。
- 避免急加速與急煞車。平穩駕駛可讓引擎維持在效率區間，而不是在每次停車後耗油恢復車速。
- 移除未使用的車頂箱、梯子及重物。任何增加風阻或重量的物品，無論是否使用皆會消耗燃油，因此清空車頂與後車廂皆有助於降低成本。
- 在高速公路上保持中速穩定行駛。當車速超過約 60 mph (約 95 km/h) 時，油耗經濟性會急劇下降，因此以較平穩的巡航速度行駛，可在長途業務行程中獲得回報。
- 依時程保養車輛，使用製造商建議的機油與燃油等級。保養不良的引擎在性能尚未明顯下降前，就會先流失油耗經濟性，而這項損失會直接反映在您的燃油收據上。
針對混合車隊，或正考慮轉用電動車的企業，電動車充電成本計算機可將每英里能源成本與您持續追蹤的 MPG 數值並列，使比較採用相同單位與相同假設，而不是兩個互不相關的數字。