Outlook 365 內建 Microsoft To Do 於新版 Outlook 檢視中，讓你在不離開收件匣的情況下新增工作、規劃「我的一天」，並勾選完成項目——前提是你使用 Microsoft 365 帳號登入，且授權包含 To Do 應用程式。這項整合功能正是「如何在 Outlook 365 內使用待辦清單」這個問題的官方解答，且在 Windows、Mac 以及網頁版 Outlook 都能運作。取捨在於它是一個完整以帳號為基礎的工作管理工具：每一筆項目都會透過 Microsoft 伺服器同步，受你的登入身分保護，並提供到期日、提醒、共享清單及跨裝置同步等功能。對許多讀者來說，這正是合適的工具。但對只想在眼前這台工作站上快速建立私人清單的讀者——例如打包清單、要重新命名的檔案清單、會議後續追蹤——較龐大的帳號機制就超出所需。以下章節會同時涵蓋兩種做法：內建於 Outlook 365 的原生 Microsoft To Do 設定，以及較輕量的瀏覽器版 待辦清單，可在目前使用的裝置上本機儲存最多 100 筆簡短工作。

how to use to do list in outlook 365
Outlook 365 待辦清單：原生工具與瀏覽器選項

Microsoft To Do 如何整合進 Outlook 365

Microsoft To Do 是新版 Outlook 365 工作體驗背後的官方工作應用程式。當你的帳號擁有合格的 Microsoft 365 訂閱，且已啟用 To Do 授權時，Windows、Mac 及網頁版的新 Outlook 會在郵件與行事曆旁顯示一個 To Do 面板。Outlook 365 的待辦清單就存放在該面板中。

若要在新版 Outlook 中開始建立清單：

  1. 在新版 Outlook 檢視中開啟 Outlook 365，並使用你的 Microsoft 365 帳號登入。
  2. 選取側邊欄中的 To Do 圖示以開啟工作面板。
  3. 挑選現有清單（工作、已標幟的郵件，或你已建立的清單），或選擇新增清單來建立新清單。
  4. 選取「新增工作」、輸入你想記住的事項，然後按 Enter。
  5. 開啟工作以設定到期日、提醒、週期規則或步驟說明。

Microsoft To Do 也提供每天早上重設的「我的一天」檢視、用於標示不想在冗長清單中遺漏的重要工作旗標，以及供團隊成員查看的共享清單。由於資料會透過你的 Microsoft 帳號同步，每一項變更都會在你重新連線後，立即顯示於 Outlook 桌面應用程式、Outlook 行動應用程式以及其他平台上的 To Do 應用程式。

若你的帳號未包含 Microsoft To Do 授權，傳統版 Outlook 仍會顯示較舊的「待辦列」，提供以旗標為基礎的簡易工作清單。該較舊的待辦列支援基本的新增與標幟、純文字，以及已完成工作的刪除線，但並未包含較豐富的「我的一天」、共享清單或新 To Do 面板所提供的清單整理功能。

較輕量的瀏覽器清單更適合的時機

以帳號為基礎的工作管理工具，在工作橫跨多日、多裝置及多位團隊成員時最能發揮價值；但在工作內容簡短、本機且用完即丟時，反而會成為阻礙。當清單規模小、截止時間只有幾小時，且資料可以保留在目前這台機器上時，瀏覽器版清單就足以勝任。

以下情況你可能不需要 Microsoft 登入：

  • 明天的航班打包清單
  • 今晚回家路上的雜貨採買
  • 資料夾中需要重新命名的精確檔案名稱
  • 中午前要撥打的電話號碼快速清單
  • 完成工作站設定剩下的五個步驟

針對這些情境，瀏覽器版待辦清單刻意採用較小範圍。它執行於目前的瀏覽器設定檔中，於 localStorage 儲存最多 100 筆簡短工作，且絕不會將項目上傳至伺服器。沒有帳號、沒有同步、不需要通知權限，也無需管理雲端備份。你得到的是一份隨頁面載入的私人清單，只有在清除網站資料時才會消失。

瀏覽器版待辦清單的逐步使用方式

瀏覽器工具圍繞四個動作設計：新增、完成、刪除、清除已完成。每一個都只需一次點擊或一次按鍵。

  1. 在預計使用的瀏覽器分頁中開啟待辦清單。請等待頁面完成載入——在讀取本機儲存空間之前，互動式清單會保持停用，以避免空白起始狀態覆寫既有工作。
  2. 在「新增工作」欄位中輸入一項具體工作。選取「新增」或按下 Enter 即會將項目移入清單。按下 Enter 等同於選取「新增」。
  3. 使用工作旁的核取方塊，在進行中與已完成之間切換。已完成的工作會保留在原位，直到你將其移除，摘要列會更新以反映新的總計。
  4. 使用每列旁的刪除控制項，刪除不再需要的個別工作。刪除會立即生效，且只影響該項目。
  5. 當你希望一次移除所有已完成工作時，請選取「清除已完成」。在沒有任何已完成項目時，該按鈕會保持停用，因此意外點擊也不會清空空白清單。
  6. 重新載入頁面以確認清單已從本機儲存空間還原。若重新載入後項目仍在，表示你的瀏覽器設定檔正是保存資料的位置。

單一工作最多可容納 160 個字元。新增項目時，會去除開頭與結尾的空白字元，全為空白的輸入會被拒絕，以避免清單被不可見的佔位項目填滿。

瀏覽器工具能做與不能做的事

瀏覽器工具刻意保持精簡。事先了解其界線，能避免你期待永遠不會出現的功能。下表將兩種做法並列，讓你能選擇最符合眼前工作的方案。

需求 Outlook 365 搭配 Microsoft To Do 瀏覽器版待辦清單
應跟著你到手機與筆電的工作 為此設計（跨裝置帳號同步） 不支援（僅限瀏覽器設定檔）
一小時內就會丟棄的清單 設定成本超出工作所需（登入、同步） 自然契合（一個分頁，無需帳號）
與他人共享的清單 於 To Do 應用程式中支援 不支援
在本裝置上的機密個人提醒 儲存於你的 Microsoft 帳號之後 僅儲存於此瀏覽器設定檔，不會上傳
含到期日與提醒的長期專案計畫 為此打造（到期日、提醒、「我的一天」、週期） 並非為此設計
少於 100 筆的簡短個人清單 可用，但需進行登入步驟 完全不需設定即可使用

瀏覽器工具也刻意拒絕少數狀態。超過 100 項的清單、格式錯誤的儲存 JSON、重複的識別碼、無效的完成旗標，以及超過 160 個字元的個別項目，會整批捨棄而非部分還原。這是基於安全考量：部分還原可能導致介面顯示儲存層已不再信任的項目。

撰寫你真正會完成的工作

唯有當清單上的項目具體到能付諸行動時，這份清單才有意義。瀏覽器工具沒有優先順序、分類與提醒音效，因此用詞是承載工作的唯一手段。

與其撰寫廣泛的目標，不如寫成可觀察的具體下一步。「寄出修訂後的提案」勝過「提案」。「將相片備份到外接硬碟」勝過「相片」。「打電話給牙醫確認週二的約診」勝過「牙醫」。每一次勾選完成，都應該代表一個已實際存在的成果，而非模糊的進展感。

以下幾種實用句型，在 160 字元限制內相當實用：

  • 動詞加上受詞再加上限定詞。「Email Maria the signed contract PDF.」
  • 僅在項目共享同一情境時，才將少數項目合併成一筆。「Buy milk, eggs, and bread.」
  • 測試或驗證步驟。「Confirm backup completed in the external drive folder.」

當一筆項目完成時，請勾選並保留幾分鐘，以便你想再次確認結果。確認無需再查看這些項目後，再清除已完成紀錄——由於工具內並無復原紀錄，若需要稽核軌跡，請先將用詞複製到他處保存。

你的清單存放位置

你所新增的每一筆內容，都會以版本化的鍵值寫入目前瀏覽器設定檔的 localStorage。這正是重新載入能還原清單的原因，也讓資料不經網路傳輸。但同樣地，這也限制了清單可顯示的範圍。

清單會出現在同一瀏覽器、同一設定檔與同一類型分頁中。它不會出現在第二個瀏覽器、私密視窗、同一部機器的不同設定檔，或你的手機上。清除網站資料、重設瀏覽器設定檔，或執行清理工具，都會一併移除儲存的 JSON 與清單。

此工具並不會加密項目內容，也不會假裝有加密。任何能使用同一已解鎖瀏覽器設定檔的人，都可能讀取清單；而擁有相關權限的瀏覽器擴充功能或裝置管理員，則可能檢視頁面儲存空間。請勿在清單中儲存密碼、復原碼、醫療資訊或金融帳號。針對這些項目，請使用密碼管理工具或專為加密設計的儲存方案。

若你需要在多於一台工作站上使用清單，請改用 Outlook 365 內的 Microsoft To Do，或將清單複製到有備份的筆記中。若想更深入了解以帳號為基礎的工作應用程式與本機清單之間的選擇取捨，可參閱在 Microsoft 中無需帳號使用待辦清單指南，內有更詳細的說明。

延伸閱讀：如何持續使用待辦清單直到滿意為止。