Microsoft OneNote 透過套用內建的待辦標籤，可以把任何一行文字變成可勾選的工作，而「輸入工作、標記完成、稍後查看清單」這個基本概念，也能在單頁的 瀏覽器型待辦清單 中運作，該工具在單一分頁中執行並將項目儲存在本機。OneNote 的做法是建立在附加在筆記本中純文字上的標籤，因此檢查清單會出現在你原本存放筆記的地方。瀏覽器檢查清單是一個獨立的工具，自帶新增、勾選、刪除和清除的控制項。兩者都可行，但它們解決的是不同的問題：OneNote 的標籤系統適合已經把工作保存在 Microsoft 365 筆記本中的使用者，而瀏覽器檢查清單則適合需要立刻、免登入取得一份清單的人。
OneNote 內建待辦功能的運作方式
OneNote 沒有獨立的待辦應用程式。相反地，它把任何一行文字都視為潛在的待辦項目，只要你在它上面套用一個標籤。這個標籤是一小段格式化資訊，會包住所選的文字、在文字旁邊加上一個核方塊符號，並把該行註冊到一個 OneNote 之後可以搜尋和彙總的特殊類別中。
當你打開「常用」功能區時，會看到一個「標籤」區段，裡面有數個標籤圖示。建立核方塊式工作的那一個通常標示為 To Do。選取文字並點擊該標籤，就會在該行開頭放上一個小方框。點擊方框可以在「未完成」與「已完成」之間切換。在標籤上按右鍵可以開啟移除、變更或設定自訂標籤的選項。
OneNote 也提供「標籤摘要」窗格。這個窗格會把目前頁面、目前節區或整本筆記本中所有已加標籤的行，集中成單一分組清單。你可以在那裡排序、重新開啟已完成項目，或跳回原始筆記。讓 OneNote 能作為工作管理工具的，正是這個摘要功能：你可以在不同頁面散布工作行，卻仍然在同一個地方看到它們。
在 OneNote 中建立待辦清單
- 開啟 OneNote 並導航到你想放清單的頁面。新頁面效果最好，但任何現有頁面也可以。
- 把你的第一項工作打成一行。寫得短而具體；舉例來說，「Email the revised quote to Maya」會比「Quote」更易讀。
- 把游標放在該行任意位置，然後到功能區的「常用」分頁，在「標籤」區段中點擊 To Do 標籤。該行開頭會出現一個小核方塊。
- 按 Enter 換行並輸入下一項工作。每個想追蹤的行都重複一次 To Do 標籤步驟。
- 點擊工作旁的核方塊以標記為完成。OneNote 會在文字上畫一條刪除線，並變更方塊狀態。
- 開啟「常用」中的「尋找標籤」，就能看到目前節區中所有已加標籤的項目。如果你的工作分散在多頁，可使用「標籤摘要」窗格頂端的下拉選單把搜尋範圍擴大到整本筆記本。
這些步驟在 OneNote 桌面版、Windows 10 與 11 app，以及 Mac 版本中皆可運作。OneNote 網頁版在大多數筆記本中也支援相同的標籤，只是功能區的實際配置可能與桌面版本略有差異。
瀏覽器檢查清單才是更快的選擇時機
OneNote 的標籤系統功能強大，但它預設你已經開啟 OneNote、登入正確的帳號，並正看著放清單的那一頁。如果任何一個條件不成立，例如你正在用別人的電腦、你還沒登入 Microsoft 365，或你只是想在出發前隨手寫一份打包清單，那麼直接開新分頁，使用一個輕量級待辦清單會更快。
瀏覽器工具做三件事，而且都做得很快。你在「新增工作」欄位輸入工作，選擇「新增」或按 Enter，項目就會立刻出現在清單中。每個項目都有一個可點擊的核方塊來標記完成、一個獨立的刪除控制項，以及一個顯示工作總數和已完成數量的摘要。當清單顯得雜亂時，選擇「清除已完成」就會一鍵移除所有已完成項目，卻保留仍在進行中的工作。
由於清單以版本化索引鍵儲存在目前瀏覽器設定檔的 localStorage 之下，它在不需登入帳號的情況下，也能在頁面重新載入時保留資料。它也不會上傳到任何伺服器，這表示你的工作會留在當初輸入的裝置上。這個界線對於短期個人檢查清單很實用，但當你需要提醒、期限或共享檢視時，它無法取代完整的工作管理工具。
在瀏覽器工具中新增、完成與清除工作
- 點擊「新增工作」欄位，輸入一項具體的工作，然後選擇「新增」或按 Enter。開頭和結尾的空白會被去除，全為空白的輸入會被拒絕，因此清單中永遠不會出現空白的列。
- 點擊任一項目左側的核方塊以標記為完成。再點一次可將它移回「進行中」。摘要會在同一瞬間更新總數與已完成數量。
- 在項目的列上選擇「刪除」控制項，即可移除單一工作。移除會立即且永久生效，因此刪除前請先複製任何你可能需要的文字。
- 當你想要更乾淨的畫面時，選擇「清除已完成」。當沒有任何項目被標記為完成時，該按鈕會停用，避免誤觸而什麼都沒刪到。
- 隨時重新載入頁面以確認清單已在本機保留。頁面會等已儲存的 JSON 載入完畢才啟用控制項，因此初始的空白狀態不會覆寫你現有的項目。
撰寫真正會被完成的工作
一份清單的價值，取決於它的用詞。像「Proposal」「Project」或「Workout」這類過於籠統的說法，把下一步留給解讀，而解讀正是動力流失的地方。在 OneNote 和瀏覽器檢查清單中通常有效的模式，是「可被觀察到的下一步」：一個句子，明確說出一個你可以親眼驗證的結果。
「Send the revised proposal」比「Proposal」好，因為當郵件寄出時你就知道這項工作完成了。「Back up photos to the external drive」比「Photos」好，因為完成與否在硬碟上就看得出來，而不是靠腦子記。打包清單會寫成「Pack the phone charger」而不是「Charger」，因為下一步動作是清楚的。
同一規則也適用於清除項目。只有在所述結果確實成立時，才把項目標記為完成，而不是在你「打算去做」的時候。若想要較乾淨的畫面，可以執行「清除已完成」，但要記得刪除後無法復原。對於奠基於此習慣的日常工作流程，這份關於每天如何有效使用待辦清單的指南 會更深入地說明同一個「下一步動作」概念。
OneNote 標籤與瀏覽器檢查清單的比較
下表整理了 OneNote 內建待辦標籤系統與瀏覽器待辦清單工具的行為差異。當你在選擇要在哪個介面上工作時，可以拿它作為快速參考。
| 功能 | OneNote 待辦標籤 | 瀏覽器待辦清單 |
|---|---|---|
| 是否需要帳號 | 需要，登入 Microsoft 365 才能同步 | 不需要帳號 |
| 儲存位置 | 位於 Microsoft 伺服器上的 OneNote 筆記本中 | 目前瀏覽器設定檔中的 localStorage |
| 跨裝置同步 | 可以，前提是已登入 Microsoft 帳號 | 不行，清單只留在當初建立的瀏覽器中 |
| 提醒或到期日 | 無內建；需要 Outlook 或 Microsoft To Do | 設計上不支援 |
| 項目上限 | 受限於筆記本大小，無固定數量 | 每份清單最多 100 項簡潔工作 |
| 工作最大長度 | 受限於 OneNote 的文字欄位 | 每項工作 160 個字元 |
| 清除已完成項目 | 手動篩選並刪除 | 一鍵「清除已完成」 |
| 復原刪除或清除 | 在變更後不久可以 | 沒有復原紀錄 |
| 分享或協作 | 可以，透過共享筆記本 | 不行，單人單機使用 |
這些差異最終化為一個問題：你是需要清單跟著你到處走，還是需要它立刻出現在這一台裝置上。OneNote 的標籤系統在第一種情況下勝出，因為清單會與筆記本其餘部分同步。瀏覽器檢查清單在第二種情況下勝出，因為頁面只要點一下，而且零分鐘的登入時間。
值得了解的實際限制
兩種介面都有其界線，會影響你應該如何使用它們。瀏覽器清單每個設定檔最多支援 100 項簡潔工作，頁面會在還原時以整份清單為單位拒絕一份過大的清單，而不是只渲染超出上限的部分。一項工作最多 160 個字元，而沒有實質內容的輸入會被拒絕。這些規則都不容商量，工具也不會在拒絕錯誤輸入前先警告你；它只是不會顯示那份被拒絕的清單。
OneNote 也有自己的限制：「標籤摘要」窗格在非常大的筆記本中可能會變慢，自訂標籤會和內建標籤競爭簡短好記的名稱，而待辦行畢竟只是文字，因此沒有內建的截止日期、優先順序或提醒。像 Microsoft To Do 或 Outlook 工作這類獨立的應用程式可以補上這個缺口，許多人會把兩者並用。
無論你選擇哪個工具，都應避免在其中存放任何敏感資訊。瀏覽器清單不會加密項目，任何能使用同一個未鎖定的瀏覽器設定檔的人都能讀取它們。OneNote 筆記本的私密性也僅與其帳號及裝置權限一樣。密碼、還原碼與金融帳號資訊屬於密碼管理員，而不是檢查清單。
想進一步了解，請參閱 在瀏覽器中試試這個鍵盤測試器的替代方案。