若要在 Microsoft Word 上加上公司信紙，請先產生一個通過驗證的向量 SVG 格式公司頁首與頁尾，將該 SVG 下載後置入 Word 的頁首區域，即可在每一頁上清晰縮放。 這種以 SVG 為優先的工作流程，可避免模糊的點陣影像、鎖死的範本設計，以及將文字貼入 Word 內建頁首工具後產生的格式漂移問題。SVG 是在你的瀏覽器中本機產生，經過安全字元與單一強調色的驗證後，儲存成你可自行掌控的可攜式檔案。一旦放入 Word，相同的向量圖檔便能依文件使用的 A4、美國 Letter 或任何自訂頁面尺寸進行縮放，日後也能在不必從頭重建頁面的情況下編輯或替換該檔案。大多數搜尋「如何在 Word 加上信紙」的讀者，其實已經知道自己想要的是一份包含公司資訊與聯絡方式的乾淨頁首，卻在笨重的範本、滿是浮水印的產生器，以及貼上後字型一變就會跑掉的文字之間卡住。本機向量 SVG 提供了一條中間路線：一個真實的圖檔，只須匯入一次即可適用任何頁面大小，並與文件一同保存，而產生器上的預覽畫面會顯示下載按鈕實際儲存的完整字串。
本文其餘部分將說明 Letterhead Generator 所接收的輸入欄位、產生並下載檔案的精確步驟、Microsoft Word 內部的放置步驟，以及在信紙以貴公司名義寄出之前應執行的驗證程序。
為何向量 SVG 信紙比螢幕截圖或範本更適合 Word
Word 內建的頁首區域可以接受圖片，並將向量 SVG 視為與 PNG 一樣的物件：插入頁首圖層的一張圖片。差異在你列印、調整大小，或將檔案交給同事的那一刻立刻顯現。PNG 信紙的像素網格是固定的，因此在放大到海報時會變模糊，或縮成半頁備忘錄時顯得比例怪異。SVG 則是將形狀與文字以指令形式儲存，因此 Word 與印表機會依頁面實際使用的大小重新繪製。
這項特性同時能避免字型替換造成的設計走樣。Word 在收件者的電腦缺少特定字型時，有時會將 Helvetica 或 Times New Roman 替換成 Calibri。由於信紙是嵌入的圖片而非可編輯文字，因此無論收件者的字型為何，頁首都能保持所選字型的替代樣式。而且由於 SVG 使用的是純文位元組點，而非 foreignObject、script 或外部圖片，因此即使 Word 在轉成 PDF 時對圖片進行處理，版面也不會因此損壞。
Letterhead Generator 的設計核心正是這種可攜性。每個使用者輸入的字串在進入 SVG 標記之前都會先經過 XML escape，因此像 North & Pine 這種名稱中的 & 符號會保留為可見文字，而不會變成錯誤的實體。輸出是一個確定性的 816 by 1056 viewBox SVG，背景與內文字採用固定的中性色，而頁首分隔線與頁尾分隔線則套用使用者選擇的單一強調色。預覽畫面顯示的 SVG 字串與下載按鈕儲存的內容完全相同，因此你能事先檢視實際放入 Word 的檔案。
Letterhead Generator 在產生 SVG 前會驗證哪些項目
在任何標記產生之前，工具會先修剪內容並依一組簡單的規則進行檢查。公司名稱為必填，限制在 80 字元以內。標語、電話、電子郵件、網站以及每一行地址都有明確的字元上限，而地址區塊最多接受 3 行非空白的內容；第 4 行會直接被拒絕，不會靜悄悄地藏在可見頁首下方。強調色必須是完整的六位數十六進位值，格式為 #RRGGBB。瀏覽器的色彩選擇器通常會提供這種格式，而邏輯層會在產生 SVG 前再次驗證。
驗證過程中還會執行兩項檢查。每個欄位都會去除前後空白，且拒絕不允許的控制字元，以防止從 PDF 或聊天軟體貼上的文字注入非預期的標記。接著，每個使用者輸入的字串在被放入 SVG text 節點之前都會經過 XML escape，這代表 &、角括號、引號與撇號都會轉為安全的實體。沒有任何使用者輸入的數值會被複製到事件處理器、樣式區塊、foreignObject、外部圖片或 script 中。
| 欄位 | 必填 | 上限 | 超出時的處理 |
|---|---|---|---|
| 公司名稱 | 是 | 80 字元 | |
| 標語 | 否 | 固定字元上限 | 超出部分由驗證器拒絕 |
| 地址行 | 否 | 最多 3 行非空白 | 第 4 行非空白內容直接拒絕 |
| 電話、電子郵件、網站 | 否 | 各別有上限 | |
| 強調色 | 是 | #RRGGBB 格式的 6 位數十六進位值 | 格式無效會在產生前被拒絕 |
這些上限並不能取代品牌或無障礙政策。除了強調色之外所採用的固定中性色，是為了確保在白底頁面上的可讀性而挑選，但工具並不會計算你所選強調色的品牌對比合規性，也不會聲稱任何特定顏色符合組織的無障礙政策。在信紙以貴公司名義寄出之前，這些檢查仍須由你自行負責。
逐步建立並下載信紙
這是核心工作流程。請依序執行下列步驟，並將畫面上的預覽視為實際儲存內容的依據。
- 在瀏覽器中開啟 Letterhead Generator，並依照頁首上應出現的樣式輸入公司名稱，長度請控制在 80 字元以內。如需在公司名稱下方顯示一行標語，可選擇性填入。
- 在地址欄位中輸入最多 3 行非空白的地址內容，接著僅填入你希望顯示的聯絡資訊（電話、電子郵件、網站）。若不打算顯示某欄位，請將其留空，而不要輸入 placeholder，以免在頁首上預留假的內容。
- 使用色彩輸入欄挑選格式為 #RRGGBB 的六位數十六進位強調色。該強調色會出現在水平頁首分隔線與頁尾分隔線上，其餘部分則使用固定的中性設計色。
- 點擊 Generate letterhead，並仔細檢查預覽畫面。預覽內容與下載按鈕將儲存的 SVG 字串完全相同，因此請趁仍可清除預覽進行修改時，立即確認拼字、換行情形、聯絡資訊的正確性、強調色的對比以及間距。
- 點選 Download SVG，將檔案儲存到本機。檔名是由公司名稱經淨化處理後衍生而來。暫時性的物件 URL 在使用後即會撤銷，因此舊的下載不會被誤認為新輸入的代表檔案。
- 在向量編輯器或瀏覽器預覽中開啟儲存的 SVG，確認其呈現方式與產生器頁面上相同，再將其移入你的文件工作流程。
有一個值得留意的細節：編輯任何欄位都會清除先前的預覽並撤銷其暫時性物件 URL。因此，若你在產生後變更強調色，舊的 SVG 即不復存在，重新下載的檔案將反映新的色彩。這是刻意設計，用以避免畫面上仍可看見舊的輸入值，卻儲存了與之不符的檔案的情況。
將 SVG 信紙放入 Microsoft Word
Word 將 SVG 視為一般的圖片檔，因此放置步驟與插入 logo 時相同。目標是將 SVG 放入頁首，使其依設定重複出現（或僅顯示一次），而不與信件的本文內容相互競爭。如需更深入的放置步驟說明，請參閱 Generate a Letterhead in Word With a Vector SVG。
- 在 Word 中開啟欲加上信紙的文件，雙擊頂端邊界，或選擇 Insert、Header、Edit Header，進入頁首圖層。
- 將游標放在 SVG 應出現的位置。若為左上方式（這是產生器所產生的配置），則頁首的左上角即為自然的定位點。
- 選擇 Insert、Pictures、This Device，並挑選下載的 SVG 檔案。Word 會以原始大小將其插入游標位置。
- 按住 Shift 鍵的同時拖曳角落控點以調整插入圖片的大小，藉此維持比例。由於向量圖可無損縮放，你可將高度設定為頁面頂端約五分之一的位置，或依所選邊界調整至視覺上平衡的高度。
- 若希望信紙在每一頁重複出現，請將頁首設定保留為「首頁不同」關閉（這是預設值）。若僅希望出現於第一頁，請開啟「首頁不同」，並將 SVG 僅放在第一頁的頁首中。產生器的產品契約將此視為 Word 下游的決定，而非信紙本身的設定。
- 若需要在頁尾重複顯示公司與網站資訊（產生器將其置於下方分隔線中），請於頁尾圖層中重複相同的插入步驟。
關於此步驟有兩項實用提醒。第一，產生器的 viewBox 為 816 by 1056，這是為直向工作區與可預測座標所選擇的邏輯畫布，並非保證的紙張大小。SVG 可任意調整大小，因此實際列印尺寸是由 Word 的版面設定與印表機決定，而非由檔案本身決定。第二，SVG 使用了無障礙圖片角色，以及由 escape 後的公司名稱衍生而來的 aria-label，因此能讀取標籤的螢幕閱讀器將會朗讀公司名稱。這項設定不會影響 Word 的列印輸出，但若該檔案發布到網路上時會有所助益。
在列印或寄出前驗證信紙
產生檔案並非任務的結束。請將預覽當作檢查清單，並在 SVG 放入 Word 後再次執行相同的檢查，因為版面設定、邊界與字型替代都可能影響頁首的呈現方式。
| 檢查項目 | 應查看的內容 | 可能出錯的位置 |
|---|---|---|
| 拼字與聯絡資訊正確性 | 公司名稱、標語、地址、電話、電子郵件、網站 | 從 PDF 貼上的文字可能帶有隱藏字元而被驗證器拒絕；重新輸入即可解決 |
| 換行情形 | 較長的地址或網址行能在可見頁首區域內整齊換行 | 寬頁面搭配窄邊界可能使文字超出畫面 |
| 強調色對比 | 強調色分隔線在白色頁面背景上仍清晰可見 | 過於淡化的強調色在辦公室用紙列印時可能會消失 |
| 印表機縮放與邊界 | 信紙落在所選紙張的可列印範圍內 | 小型印表機若邊界過寬，可能裁切頁首右側 |
| 品牌授權與聲明事項 | 你擁有使用公司名稱與強調色的權限 | 工具不會驗證組織、商標或寄件者的身分 |
最後一列的重要性超乎表面所見。Letterhead Generator 僅產生一個乾淨的視覺素材；它不會執行商標查詢、不會聯繫公司登記機關，也不會驗證具名組織是否存在或已授權該訊息。一份精美的信紙並不代表身分或授權，你仍須對正確的聯絡方式、適用的法律聲明，以及置於頁首下方的文件內容負責。
Limits the Letterhead Generator Does Not Cross
The generator's contract is narrow on purpose. It validates bounded text and one color, escapes every string for XML, serializes one deterministic SVG, shows that exact string in the preview, creates a local download only after a direct action, and distinguishes logical canvas dimensions from physical print claims. It does not embed a logo, signature, QR code, tracking pixel, remote font, or external asset. It does not calculate brand contrast compliance. It does not run accessibility, identity, trademark, postal, or email verification. All generation happens in the current browser tab; company information is not uploaded, stored in an account, or sent to a remote rendering service.
If you need a logo on the same header, a QR code pointing to a vCard, or a registered trademark symbol, layer those in a vector editor after the SVG is exported, or build the document around a Word template that includes them. The generator's role is to give you a validated, portable starting file for the header and footer, and to make sure what you preview is what Word receives.
That single property, preview equals download, is the practical reason this workflow holds together for the how to get letterhead on Word task. You can generate, review, place, and re-generate without ever wondering whether the file on disk still matches the design on screen.