一份 Teams 指南 PDF 會變成一本摺疊小冊，方法是將其頁面以「兩面並排」的方式排版在橫向紙張上，順序完全符合雙面列印、對摺、中央裝訂書冊的需求。以四頁指南為例，第一個外側頁面的左側為第 4 頁、右側為第 1 頁；同一張紙的背面則是左側為第 2 頁、右側為第 3 頁。這種左右對調正是小冊排版的精髓，因為如果只是把第 1 頁和第 2 頁並排在紙張上，摺起來根本無法閱讀。Booklet PDF 工具可在你的瀏覽器中，從單一來源檔案處理這個順序，將每頁恰好放入橫向紙張的一半而不失真，並在來源頁數需要時將頁數補齊為 4 的倍數，最後產生一份新的 PDF 供你在家中或辦公室列印。原始的 Teams 指南在整個處理過程中都保留在你的裝置上，且永遠不會被修改，因此不會上傳任何內容、不需要帳號，也完全沒有涉及遠端文件儲存。
讀者的目標通常是一本體積小巧、可隨身列印、便於放在桌上或口袋中的參考資料：會議指令速查表、管理員設定操作指南、頻道與權限參考手冊，或完整的 Teams 手冊。相較於一疊裝訂成 letter 尺寸的紙張，摺疊小冊讓冗長的指南更容易翻閱，而讓這一切成真的排版步驟，無論來源是四頁還是四百頁，都是同一個步驟。
What the Finished Booklet Looks Like
完成排版後，輸出 PDF 的頁數大約是來源頁數的四分之一。每個輸出頁面都是一張橫向紙張，兩份來源頁面並排放置，形成左右兩個面板。當你雙面列印這份 PDF、依序堆疊列印出的紙張、將整疊從中間對摺，並在中央摺縫裝上一根釘書針，這些面板就能像一本小巧的騎馬釘小書一樣依序閱讀。
這個工具不會合併、調整大小或修改原始指南。它會將每個來源頁面獨立放入一個面板中，而不會扭曲其比例。如果為了符合大小而必須縮小頁面，它會縮小；但來源小頁並不會為了填滿面板而被放大。這點對於像 Teams 指南這類同時混合橫向螢幕截圖與直向內文的內容相當重要，因為每個面板會依其本身的比例留白，而非強迫整本小冊使用統一的縮放比例。
輸出結果適用於一般的 PDF 文件內容：報告、獨立刊物、講義、學習單、影像掃描檔，以及草稿小冊。輸出的是一份全新排版過的 PDF，而非保留互動表單欄位、註解、連結或其他可編輯頁面物件的「即時控制項」複本。受密碼保護的 PDF 以及工具無法讀取的檔案會被拒絕處理，而不是被悄悄略過。
Picking a Paper Size and Margin
兩種紙張選擇幾乎能涵蓋所有家用與辦公室印表機。兩者皆為橫向，因為每張紙上並排放置兩個來源頁面。
| Paper | Sheet size (landscape) | Typical region | When to choose it |
|---|---|---|---|
| A4 landscape | 297 × 210 mm | Europe, Asia, Oceania, most of the world outside North America | Default for most non-North-American home and office printers |
| US Letter landscape | 11.0 × 8.5 in (279.4 × 215.9 mm) | United States, Canada, parts of Mexico | Default for North American home and office printers |
面板邊距是指在每張紙中央摺縫處所保留的小間距。通常幾毫米就足以避免兩個面板在裝訂處互相擠壓，同時讓釘書針有一個乾淨的目標位置。較大的邊距會縮小每個面板的可閱讀區域，因此邊距過寬會明顯壓縮內容。保持一點點但在摺縫處仍可看見的細小邊距，是實務上較佳的選擇。
Imposing a Teams Guide PDF as a Booklet
從來源 PDF 到可列印小冊 PDF 的完整作業，會依下列步驟進行。
- 在瀏覽器中開啟 Booklet PDF 工具，從你的裝置中選擇你想摺成小冊的 Teams 指南 PDF。
- 選擇 A4 橫向或 US Letter 橫向，讓輸出符合印表機紙匣中裝載的紙張。
- 設定一個細小的面板邊距，在每張列印紙張的中央摺縫處留出一道乾淨的間隙。
- 建立小冊，然後下載工具回傳的排版後 PDF。
- 在你慣用的 PDF 讀取器中開啟下載的 PDF，並列印一張雙面測試頁。
- 沿中央對摺測試頁，確認頁面順序閱讀正確，再列印剩餘的文件內容。
如果來源指南很短（例如四頁的會議指令速查表），那張測試頁同時也是完成小冊的封面與封底，因此乾淨的第一次列印比處理較長的文件更為重要。如果來源頁數達到數十頁，測試頁只是一份樣本跨頁，整份列印作業則會是堆疊在一起的多張紙張。
Printing Double-Sided and Choosing the Binding Edge
小冊排版只有在雙面列印的背面以正確方向對齊正面時才能順利運作。這是由你的印表機驅動程式決定，而非 PDF 本身，重點在於印表機是沿短邊翻頁還是沿長邊翻頁。
短邊翻頁代表印表機像翻日曆一樣將紙張翻面，因此背面的頂端會對齊正面的頂端。長邊翻頁則代表印表機像翻筆記本一樣將紙張翻面，因此背面的底端會對齊正面的頂端。橫向小冊幾乎都會選擇短邊翻頁，但唯一可靠的確認方式就是查看讀取器中的列印預覽。開啟預覽，觀察兩面如何對齊，然後選擇能在摺疊後讓兩面都保持正向的裝訂邊。
Booklet PDF 工具無法控制那個印表機設定，因為每個驅動程式的名稱不同，且不同裝置的進紙方向也不同。請先列印一張紙張、對摺，並在列印整份文件前先確認頁面順序。這也是為什麼整個作業流程會讓原始的 Teams 指南保留在你的裝置上：你可以在不下載或重新上傳任何內容的情況下，重新執行排版，改用不同的紙張尺寸或邊距再次嘗試。
When the Source Has Odd Counts, Mixed Sizes, or Rotated Pages
小冊的列印必須使用能配合頁數的紙張數，而實際紙張只能以每張 4 個面板的倍數運作。如果你的 Teams 指南頁數無法被 4 整除，工具會將來源頁數進位到下一個 4 的倍數，並在排版輸出的最後加上空白面板，這樣實際紙張才能正確摺疊，即使結尾的面板沒有內容。五頁指南會變成 8 個面板，六頁指南會變成 8 個面板，七頁指南也會變成 8 個面板。
| Source page count | Imposed panel count | Blank padding panels added |
|---|---|---|
| 4 | 4 | 0 |
| 5 | 8 | 3 |
| 6 | 8 | 2 |
| 7 | 8 | 1 |
| 8 | 8 | 0 |
| 16 | 16 | 0 |
每個面板都是獨立配置的，因此若指南同時混合了直向內文與橫向螢幕截圖，不同面板周圍的留白會有所不同，而非整本小冊都使用統一的縮放比例。因此在進行整份列印之前，做一次視覺校樣可能是值得的。
PDF 中的頁面可能帶有 90 度或 270 度的儲存旋轉，這與檢視器視覺上呈現的方向不同，因為 PDF 的幾何資訊與螢幕旋轉是分開處理的。排版流程會讀取這個儲存方向，並據此配置面板。對於包含旋轉頁面或混合比例的指南，列印一張測試頁是確認實際列印結果最安全的方式。
Prep Steps You Might Want Before the Booklet Run
小冊排版會直接套用來源既有的頁面與順序，無論它們原本的狀態為何。以下幾個快速的前置步驟可以讓輸出更乾淨。
- 先調整頁面大小，如果指南是以奇怪的尺寸掃描的話。Resize PDF 可以在排版之前將每頁縮放為 A4 或 US Letter，讓每個面板的留白都可預期。
- 重新排列頁面，如果來源的順序有誤，像是封面頁被排在最後。Rearrange PDF Pages 會將檔案保留在本地，並產生一份新排序過的 PDF。
- 移除不需要的頁面，例如空白背面、重複的段落，或是你不想放進列印小冊的附錄。Split PDF 可讓你在排版前將所需段落抽出為較小的檔案。
對於包含機密內容或團隊特定備註的指南，整個小冊作業流程都會保留在裝置上，因為排版、調整大小、重新排列與分割都是在本機瀏覽器中執行。no-upload booklet workflow 從頭到尾都讓來源與排版後的輸出保留在你的電腦上；當 Teams 指南包含內部備註、帳號細節，或任何不想送到遠端伺服器的內容時，這點格外重要。