郵件合併搭配 PDF 附件功能，可以根據資料來源的每一列產生一份個人化的 PDF，然後利用一個完全在您自己裝置上執行的瀏覽器型 PDF 合併工具，將所有這些 PDF 合併成單一檔案。流程中的郵件合併部分，會將一份 PDF 範本（例如合約、證書、發票或信件）填入從 CSV 或試算表中取得的數值，並為每位收件者產生一份獨立的 PDF，例如每位應徵者一份錄取通知書，或每位客戶一份發票。PDF 合併部分則會將這些個別檔案拼接成一份合併文件，方便附加在單一電子郵件、放入共用磁碟、送到印刷店，或歸檔作為本次執行的正式紀錄。在瀏覽器中進行合併，可讓所有檔案都留在您自己的電腦上，這一點在內容涉及合約、發票、稅務文件，或任何您不希望存放在陌生人伺服器上的敏感資料時特別重要。
「郵件合併搭配 PDF 附件」真正的含義
郵件合併最初是一種個人化列印信件的方法：一份範本、一份姓名與地址的試算表，就能產生數百份獨一無二的信封。PDF 版本沿用同樣的架構，只是把列印信件換成可攜式文件。您讓郵件合併工具指向一份 PDF 範本（通常是合約、證書、表單或信件），以及一份資料檔案（通常是一個 CSV 或試算表，每列對應一位收件者）。工具會將範本欄位填入每一列的資料，並為每位收件者儲存成一份獨立的 PDF。
一旦這些 PDF 產生完成，「搭配 PDF 附件」這部分才登場。常見的模式有兩種：
- 每位收件者一封信，附加一份 PDF。批次電子郵件工具會根據資料檔案中的每一列寄出一封個人化郵件，並附加對應的 PDF。PDF 檔案本身則保持獨立。
- 一份合併的整體文件。單一批次——例如合約彙整本、證書的印刷批次，或各部門的資料包——需要將每位收件者的 PDF 拼接成單一檔案，以便審核、歸檔，或寄送到單一目的地。
兩種模式都從相同的個別收件者 PDF 開始。差別在於您要將它們分開保留，還是合併在一起。本文要討論的是第二種模式，也就是將數十份個別的郵件合併 PDF 整合成一份文件。
PDF 合併在郵件合併流程中的位置
一個典型的郵件合併搭配 PDF 流程包含四個階段：範本、資料來源、產生器，以及下游的使用者。合併工具位於最後，在產生器與使用者之間。
- 範本：一份具有命名欄位的 PDF（或產生器可填入的固定位置），用以定義每份個人化文件的版面配置。
- 資料來源：一份 CSV 或試算表，每一列存放一位收件者的變數——姓名、地址、身分證字號、自訂訊息等。
- 產生器：用來逐一處理資料來源並為每一列產生一份 PDF 的腳本、外掛或服務。常見的選項包括 Word 的郵件合併轉 PDF、Outlook 與 Gmail 的外掛、專門的線上服務，以及小型 Python 腳本。
- 使用者：最終 PDF 的去處——單次大量電子郵件、共用磁碟、印刷批次、歸檔保存，或法規申報。
如果使用者需要的是單一檔案而非數十份，那麼合併步驟就會將產生器的輸出整合成一份文件。在瀏覽器中於本機進行合併，可讓資料保留在原本就存放範本、CSV 與產生器輸出的同一台電腦上，這在內容屬於機密時格外重要。
郵件合併產生器決定個別 PDF 的命名與順序，但合併工具則決定最終整份文件的順序。大多數產生器會依序為輸出檔案編號，而大多數合併工具則允許您在下載前保留該順序或重新排列。
在瀏覽器中合併您的郵件合併 PDF
合併 PDF是一項瀏覽器工具，能在您自己的裝置上將任意數量的 PDF 檔案合併成單一文件。沒有上傳步驟、沒有帳號、也不需要經過伺服器，因此您的郵件合併所產生的 PDF，從產生的那一刻起，到下載合併檔案的那一刻止，全程都留在您的電腦上。
若要將郵件合併產生的 PDF 合併成一份可附加在郵件中的文件：
- 點選瀏覽 PDF並選取郵件合併產生的所有 PDF，或將檔案從檔案總管拖曳到頁面上。資料來源中的每一列應對應到清單中的一份檔案，一次全部加入會比分批合併來得快。
- 使用上下箭頭重新排序檔案，直到順序符合您在完成文件中想要的排列。以一次點選移除任何不需要的檔案。清單會顯示每份檔案的名稱與頁數，底部的累計總計會在下載前告訴您合併後的 PDF 將包含多少頁。
- 從結果連結下載合併後的 PDF。合併完全在您的瀏覽器內透過開源 pdf-lib 函式庫執行，每一頁都是從來源檔案複製，而非重新渲染，因此文字仍可選取，影像也保持原始品質。
只有在清單中至少有兩份有效的 PDF 時，這項工具才會產生輸出，因為合併單一檔案沒有可合併的內容。一旦合併後的 PDF 下載完成，個別收件者的檔案可依您的工作流程保留以供稽核、與資料來源一起歸檔，或直接刪除。
為何本機合併能保護敏感的郵件合併資料
郵件合併的資料往往是桌上最敏感的資料。員工錄取通知書包含薪資、入職日期與住址。客戶發票包含帳務明細。醫療與保險文件包含身分識別與診斷資料。合約包含簽名與交易對手資訊。將這些 PDF 傳送到遠端服務進行合併，等於在您無法掌控的伺服器上額外留下每一份文件的副本。
在本機執行合併即可避開這個步驟。檔案會讀入您自己裝置的記憶體，每一頁複製到全新的輸出文件，結果再以下載連結的形式提供給您。您所碰觸的內容從未離開您的電腦，這也使得本機合併可安全地用於合約、發票、稅務文件、醫療表單，以及任何您不希望放在陌生人伺服器上的內容。
因為合併是在瀏覽器分頁內以 JavaScript 執行，只要頁面已載入，即使離線也能運作。這在無法上傳、會被稽核或速度過慢的受限網路環境中很實用，也意味著相同的工作流程在飛機上、會議室裡，或在合併期間沒有直接網路連線的工作站上都能使用。
需要事先考量的限制與特殊情況
瀏覽器合併功能可毫無設定地處理日常的郵件合併輸出，但有幾種情境需要稍加規劃。下表彙整了常見情況與各自的處理方式。
| 情境 | 工具會怎麼做 | 您需要怎麼做 |
|---|---|---|
| 所有郵件合併的 PDF 都未受保護 | 依您設定的順序，將所有檔案合併成一份文件 | 無需額外動作 |
| 有一份或多份 PDF 受密碼保護 | 略過鎖定的檔案，並在結果中標記 | 在產生該檔案的應用程式中移除密碼，再加入未受保護的版本後重新合併 |
| 數十份檔案、數百頁 | 在記憶體可容納的情況下正常合併 | 若遇到記憶體限制，請將非常大的批次拆成較小的合併，再合併其結果 |
| 最終順序與產生器的順序不同 | 依照您排列的順序進行排序 | 請在下載前使用上下箭頭調整 |
| 清單中只有單一 PDF | 不會產生輸出 | 請加入第二份 PDF，或在只有一份檔案時跳過合併步驟 |
受密碼保護的 PDF 是工具無法直接處理的唯一情況。底層函式庫會拒絕讀取加密檔案的頁面，因此工具會刻意略過，而不是冒著產生悄悄毀損結果的風險。如果郵件合併產生器輸出的是受保護的 PDF（某些外掛或表單範本可能會發生），請在將檔案加入合併清單前，先在產生該檔案的應用程式中解鎖每一份檔案。
工具本身並未強制設定頁數或檔案數量的硬性上限。唯一的上限是您裝置的可用記憶體，因為每份 PDF 在合併過程中都會存放在 RAM 中。大多數筆電都能輕鬆處理數十份檔案與數百頁。對於非常大的批次，將工作拆成幾個較小的合併，再合併其結果，會比試圖一次全部處理更可靠。
將整個工作流程整合起來
最乾淨的郵件合併搭配 PDF 附件工作流程，會將每個階段都保留在單一機器上：本機範本、本機資料來源、會將個別收件者 PDF 寫入資料夾的產生器，以及在最後將這些 PDF 整合成單一檔案的本機合併。階段之間沒有上傳、不需要信任雲端帳號，也不必排隊等候。
一旦合併後的 PDF 準備完成，就可以附加在單一通知電子郵件中、放入共用磁碟供審核、送往印刷店，或歸檔作為本次郵件合併執行的正式紀錄。同一組來源 PDF 仍保留在磁碟上，日後若需要以不同順序重新合併，或將結果再拆回個別檔案，都還能取用。
對於想深入了解這個工作流程「隱私優先」版本的讀者，如何在不上傳的情況下郵件合併 PDF 檔案這份指南涵蓋了相同流程中範本與資料來源的部分。
延伸閱讀：在本機將 PDF 轉換為一張長條 PNG 影像。