在 Windows 上將 PDF 扁平化，意思是把傳統 PDF 表單中目前已填入的值轉成永久的頁面內容，這樣欄位就再也無法被任何開啟檔案的人編輯。姓名欄裡的文字、核取方塊中的勾選、下拉選單中選取的選項 —— 每個可見的值都會被寫入頁面本身，而互動式欄位則會在下載的副本中被移除。您 Windows 電腦上的原始 PDF 不會被更動;您會另外收到一份唯讀版本，與原檔並存。這是在將求職申請、稅務表格或入庫問卷寄送給不應能更改答案的收件者之前，或交給不應需要解讀互動式欄位狀態的印表機之前，用來定稿的標準做法。在 Windows 上，不必安裝 Adobe Acrobat 或任何其他桌面應用程式，最快達成此目的的方式，是使用一個在瀏覽器中運作、且在本機處理檔案的表單扁平化工具，因此您的 PDF 絕不會離開執行 Edge、Chrome 或 Firefox 的這台電腦。
扁平化 PDF 實際上做了什麼
一個 PDF 一次可以承載三種不同類型的內容:繪製於頁面上的普通文字、註解(如評論與連結)，以及互動式表單控制項。這些互動式控制項是讀者可以點擊、輸入或勾選的部分 —— 文字方塊、核取方塊、選項按鈕、下拉式清單與清單方塊。在 PDF 的術語中，這些標準互動式控制項稱為 AcroForm 欄位。扁平化一個 AcroForm PDF，意思是把這些欄位中目前顯示的內容複製到頁面上成為固定內容，然後從下載的副本中刪除欄位本身。您交出去的檔案在螢幕上看起來與您填寫的那份一樣，但方塊再也無法接受新的輸入。
這在 Windows 上很重要，因為人們收到的許多 PDF —— 政府表格、人力資源入職資料、學校同意書、廠商入庫表單 —— 都是可填寫的 AcroForm 文件。讓欄位保持可編輯狀態，代表任何使用免費 PDF 檢視器的人仍然可以更改它們。扁平化會在您執行扁平化的那一刻凍結這些值，這就是為什麼它是在提交或封存之前最常被採用的最後一步。
為什麼人們要在 Windows 上扁平化 PDF
大多數 Windows 使用者想扁平化 PDF，通常是基於以下幾個實際原因之一:
- 提交一份已填妥的申請表，而收件者只需閱讀，不應編輯。
- 在家用或辦公室印表機上列印，而不同 PDF 檢視器在呈現互動式欄位狀態時可能會不一致。
- 封存一份完成的紀錄，讓未來的編輯變得不可能，即使檔案被轉寄出去也一樣。
- 避免在另一台未安裝原始表單字型的 PDF 檢視器中，出現字型與外觀上的差異。
- 鎖定簽名外觀 —— 無論是輸入的名字或手繪的記號 —— 使其無法被移動、取代或刪除。
扁平化的檔案並不能取代加密編譯的數位簽章、經認證的文件、密碼保護或真正的遮蔽。扁平化會改變表單欄位的可編輯性;它並不會認證文件、加密文件、隱藏欄位下方的文字，也不會去除其中繼資料。當您有這些需求時，請使用專門的工具來處理。
在瀏覽器中將 Windows 上的 PDF 扁平化
Flatten PDF 工具完全在您的瀏覽器中運作，因此在 Windows 電腦上不需要安裝程式、不需要系統管理員權限，也不需要重新開機。它可在 Microsoft Edge、Google Chrome、Mozilla Firefox 以及任何其他支援其所使用 JavaScript 函式庫的現代瀏覽器中運作。處理程序是在您的 Windows 電腦上進行，這代表 PDF 絕不會被上傳到遠端伺服器，也絕不會離開您的裝置。
- 在瀏覽器中開啟 Flatten PDF 工具，點擊檔案選擇器來選擇您要鎖定的、含有已填妥傳統表單欄位的 PDF。
- 工具會檢查您選取的檔案，並回報它找到多少個可編輯的 AcroForm 欄位。請檢視這個數量，並確認每個欄位內的可見值完全就是您想保留的內容，再繼續下一步。
- 點擊 Flatten PDF form fields 按鈕。工具會使用您瀏覽器中的 pdf-lib 函式庫，把每個欄位目前的外觀寫入頁面內容，並從輸出檔中移除互動式表單欄位。
- 下載新的扁平化副本。Windows 電腦上的原始檔案會保持原樣不變 —— 您現在會有兩個檔案:可編輯的原始檔，以及唯讀的扁平化副本。
- 在您的收件者所使用的 PDF 檢視器 —— 無論是 Adobe Acrobat Reader、Edge、Chrome、Foxit 或其他 —— 中開啟下載的副本，在傳送出去之前，目視確認有幾個欄位已經固定在頁面上。
如果工具回報零個可編輯欄位，代表您選取的 PDF 並非 AcroForm 表單。它可能是掃描檔、靜態文件、之前已扁平化的檔案，或是 XFA 表單。在這種情況下，工具會刻意不產生任何輸出，而不是交給您一份誤導性的外觀相似檔案，讓該檔案無法反映您的真正意圖。
與此工具相容的 Windows 瀏覽器
Windows 預先安裝了 Microsoft Edge，而 Edge 無需任何額外設定就能處理這個工具。Google Chrome 與 Mozilla Firefox 的運作方式也相同。由於所有作業都透過 JavaScript 在本機執行，您的防火牆、防毒軟體以及 Windows SmartScreen 都不會看到 PDF 本身的任何上傳流量 —— 唯一的網路活動就是載入工具頁面。
這種以瀏覽器為基礎的做法，在無法安裝 Acrobat 或桌面版 PDF 編輯器的鎖定 Windows 電腦上同樣非常實用，包括公司筆電、學校電腦、圖書館工作站以及共用終端機。您不需要系統管理員權限來執行這個工具，只需要一個符合需求的瀏覽器，以及能夠開啟本機檔案選擇器的能力。
工具能處理的 —— 以及不能處理的
Flatten PDF 工具的功能刻意保持精簡。下表列出它涵蓋的情境，以及它在 Windows 電腦上拒絕處理的情境。
| 情境 | 使用 Flatten PDF 的結果 |
|---|---|
| 含有已填妥文字方塊、核取方塊、選項按鈕、下拉式選單、清單方塊的標準 AcroForm PDF | 可處理 —— 欄位會被寫入頁面內容並移除 |
| 已經扁平化的 PDF(沒有剩餘的 AcroForm 欄位) | 不產生輸出;工具會回報零個欄位 |
| 只有影像頁面的掃描文件 | 不產生輸出;沒有 AcroForm 欄位可扁平化 |
| 含有繪製文字但沒有表單欄位的靜態 PDF | 不產生輸出;工具不會修改頁面內容 |
| XFA 動態表單 | 不支援;會安全地拒絕 |
| 有密碼保護或加密的 PDF | 會在不繞過保護的情況下安全地拒絕 |
| 損毀或無法讀取的 PDF | 會在嘗試不修復的情況下安全地拒絕 |
如果您的檔案落在「不支援」的類別中，您有兩個選擇:在可處理 XFA 或加密檔案的檢視器中開啟 PDF;如果您知道密碼則移除保護;或者為只有影像的文件使用專門的掃描轉 PDF 工作流程。在沒有實質內容可扁平化的情況下，工具不會默默地捏造一份扁平化副本。
下載扁平化檔案之後
扁平化副本是一份看起來已完成定稿的表單版本，您輸入的值已被鎖定在頁面上，但它本身並非經過驗證的紀錄。在您用電子郵件寄出、上傳到入口網站，或送交印表機之前，請在 Windows 上進行三項快速檢查:
- 在收件者將使用的同一個檢視器中開啟下載的 PDF。Adobe Reader、Edge、Chrome、Foxit 與 macOS Preview 在呈現表單時可能會彼此略有不同。
- 放大檢視您輸入過的幾個欄位，確認值是可見的且未被裁切，特別是在內容較長的答案或較寬的核取方塊標籤中。
- 在收件者確認扁平化副本可接受之前，請將原始的可編輯 PDF 保留在您的電腦上。如果哪裡看起來有誤，您可以從原始檔重新進行扁平化。
如果扁平化副本將用於受規範或需簽署的文書作業中，請把扁平化視為一種版面鎖定，而不是身分驗證。扁平化的簽名外觀並非加密編譯的數位簽章。請為此使用專門的簽署或認證工具。
其他與扁平化搭配的 Windows PDF 工作
扁平化是許多 Windows 工作流程中的一個步驟。其他以瀏覽器為基礎的工具也能在不安裝任何程式的情況下處理相關任務:
- 如果您需要在每一頁加上可見的浮水印，Add Watermark to PDF 工具可在本機疊加文字。
- 如果頁面需要在提交前重新排序，Rearrange PDF Pages 無需上傳即可處理。
- 如果您想在扁平化之前先蓋上頁碼，Add Page Numbers to PDF 完全在瀏覽器中運作。
這些工具都採用相同的本機處理方式，因此它們能與扁平化順暢搭配，適用於無法安裝桌面版 PDF 軟體的 Windows 電腦。