壓縮 Excel 檔案內的圖片，通常可以將活頁簿大小減少 50% 到 80%，因為嵌入的照片幾乎總是檔案中最重的部分。一張來自手機的全解析度照片大小介於 3 到 8 MB 之間，一旦貼入工作表後，它就會保持該大小，除非你採取行動。儲存格資料、公式和數字格式加總起來最多也只有幾百 KB;在輸入任何數值之前，一打產品照片就能讓活頁簿超過 25 MB 的電子郵件附件大小限制。在將每張圖片縮圖後放回工作表，或壓縮所有嵌入圖片、替換原始檔案並儲存，是將膨脹的活頁簿快速可靠地縮減至可分享大小的方法。你可以透過 Excel 內建的「壓縮圖片」按鈕來執行，或是擷取每張圖片，使用提供即時品質滑桿與壓縮前後比較的瀏覽器型壓縮工具來處理。

how to compress images in an excel file
如何壓縮 Excel 檔案中的圖片

為什麼照片會讓 Excel 檔案如此肥大

Excel 以完整的原始解析度儲存每張嵌入的圖片。一張來自 1200 萬畫素手機相機的照片，會以 4000×3000 像素、介於 3 到 8 MB 之間的檔案形式進入 Excel;Excel 基本上會原封不動地將其儲存在活頁簿容器中。儲存格資料、公式和數字格式加總起來最多也只有幾百 KB。一張產品照片的重量可能是檔案其餘部分的十倍以上。如果活頁簿已膨脹超過你的電子郵件附件大小限制，幾乎從來不是儲存格本身的問題，而是儲存格中的圖片。

活頁簿會在不知不覺中膨脹，因為 Excel 每次儲存檔案時都會複製完整的圖片資料，從剪貼簿貼上或拖放操作會將原始高解析度檔案一路帶下去。經過數十次編輯後，檔案會在不同位置累積同一張照片的多個複本，使肥大程度倍增。在將每張圖片縮圖後放回工作表，是將沉重的活頁簿快速、可靠地縮減至可分享大小的方法。

壓縮 Excel 檔案中圖片的兩種方法

有兩條實際可行的路徑。第一條使用 Excel 自己的「壓縮圖片」按鈕，位於「圖片格式」功能區中。它提供預設解析度 — 列印 220 ppi、幕 150 ppi、電子郵件 96 ppi — 以及刪除照片裁剪區域的選項。這是單次點擊操作，完全在 Excel 內執行，當你今天就需要寄出檔案時，它是合適的工具。

第二條路徑是擷取每張圖片，透過具有即時品質滑的瀏器型壓縮工具處理，然後將較小的檔案放回工作表中。這能產生更大的大小縮減 — 通常能將 3–8 MB 的手機照片壓到 200 KB 到 1 MB 之間 — 因為你是從原始逐位元的像素開始作業，而不是請 Excel 對嵌入的縮圖進行降取樣。代價是多了幾次點擊，當活頁簿需要通過上傳上限或以電子郵件寄送時，這通常是值得的。

在覽器中壓縮圖片

將沉重活頁簿中的照片縮小的最可靠方法，是在每張圖片放回 Excel 之前先進行壓縮。Image Compressor 支援 JPG、PNG 和 WebP 檔案，且完全在瀏器中執行，因此不會上傳任何內容到伺服器。該工具會在你的裝置上解碼檔案，將其重新繪製到 HTML5 canvas 上，並以你選擇的格式和品質重新編碼，同時在同一個畫面中堆疊顯示原始與壓縮後的圖片，你可以拖動一條分隔線來比較。

  1. 儲存活頁簿的副本，以便隨時可以回退到原始版本。
  2. 在工作表中以右鍵點擊每張嵌入的圖片，選擇「另存成圖片」。將所有照片儲存到同一個資料夾，方便查找。
  3. 在瀏覽器中開啟 Image Compressor。將第一張照片從資料拖曳到頁面上 — 檔案一放下就會開始壓縮。
  4. 拖曳品質滑，在 60% 到 80% 之間調整，並即時觀察檔案大小的變化。分割檢視讓你可以在圖片上拖動分隔線，檢查頭髮、漸層或小字等細節。
  5. 點擊下載以儲存壓縮後的版本。若要最小的檔案，選擇 WebP;若活頁簿會在較舊的系統上開啟，則維持使用 JPG。
  6. 對每張照片重複此步驟，然後帶著裝有新壓縮檔案的資料夾回到 Excel。

你也可以透過專屬指南自動執行擷取步，一鍵將所有嵌入圖片從活頁簿中抽出 — 如果一張一張右鍵點擊每張圖片聽起來很麻煩，請參考 從 Excel 擷取圖片:瀏覽器型的替代方案。

替換活頁簿中的嵌入圖片

將壓縮後的檔案儲存在資料後，Excel 端的步驟很簡短:

  1. 回到工作表，點擊每張嵌入的圖片並按下 Delete 將其刪除。按住 Ctrl 的同時點擊，可以一次選取多張。
  2. 前往 插入 → 圖片 → 此裝置，選擇剛剛下載的較小檔案。將其放在與原始檔案相同的儲存格或區域中。
  3. 檢查螢幕上的顯示效果。由於你調整的是檔案大小，而非工作表上的配置，壓縮後的圖片在正常縮放時應看起來一模一樣。
  4. 儲存活頁簿，並在檔案管理員中比較新檔案的大小。

一張 3.5 MB 的手機照片以 70% 品質壓縮後，通常落在約 500 KB 左右。這代表每張照片減少了 3 MB — 3.5 MB − 0.5 MB = 3 MB。一份活頁簿中的十張此類照片，可將檔案大小減少約 30 MB(3 MB × 10 = 30 MB)，足以讓一份 35 MB 的報告符合大多數電子郵件和上傳限制。

選擇正確的格式與品質

你選擇的格式與品質滑桿一樣重要。下表比較每個選項在 Excel 活頁簿中的表現。

格式最適用於大小特性相容性
JPG照片、產品拍攝圖、掃描影像適用於照片的壓縮格式，但在相同視覺品質下，WebP 可以更小通用 — 每個 Excel 版本都能開啟
PNG含有銳利文字的幕截圖、具透明度的標誌對照片而言比 JPG 更大;無失真壓縮通用 — 支援透明度
WebP網路出版品、新版 Office 365 安裝環境在相同視覺品質下比 JPG 小 20–30%新版的 Office 版本;較舊的 Excel 版本可能無法顯示

對於大多數透過電子郵件寄送或上傳到入口網站的活頁簿來說，65–75% 品質的 JPG 是安全的預設值。只有當圖片中包含銳利的文字、線條藝術或透明區域，這些區域在 JPG 壓縮下會變模糊時，PNG 額外增加的位元組才是值得的。如果活頁簿的每位讀者都使用最新版的 Office，且你想要最小的檔案，WebP 就是正確的選擇。

覽器方法在何時勝過 Excel 內建工具

Excel 內建按鈕只需一次點擊。瀏覽器壓縮工具則需要多次點擊。那麼，額外的努力在什麼時候是值得的?

  • 隱私。瀏器工具絕不會將照片傳送到任何地方。身分證件掃描、已簽署的合約、未公開的產品拍攝圖和機密螢幕截圖，都會留在你的裝置上。
  • 更大的大小縮減。擷取、重新壓縮並重新插入，通常能將 3–8 MB 的手機照片縮減至 200 KB 到 1 MB 之間，因為重新壓縮步驟使用你選擇的品質目標，而非固定的解析度預設值。
  • 品質控制。分割檢視讓你在提交前檢查頭髮、漸層和小字。你能在每個滑桿位置看到實際的檔案大小，而不是模糊的列印/螢幕/電子郵件預設值。
  • 格式彈性。Excel 的內建工具不會輸出 WebP。若以最小檔案為目標，支援 WebP 的覽器壓縮工具就擁有明顯的優勢。

十張圖片活頁簿的實用工作流程

在一份典型的產品工作表上，含有十張嵌入照片的完整流程，通常在十分鐘內即可完成:

  1. 將活頁簿另存一份作為備份。
  2. 將每張嵌入圖片儲存到一個資料夾中(右鍵點擊每張 → 另存成圖片，或使用連結的擷取指南)。
  3. 以 70% JPG 品質將每張照片透過 Image Compressor 處理。
  4. 從工作表中刪除原始圖片。
  5. 將壓縮後的檔案插入相同位置。
  6. 儲存活頁簿並比較檔案大小。

在實際的手機照片活頁簿上，最終結果通常是起始大小的七分之一左右。這正是活頁簿在電子郵件伺服器上被擋退回，與在幾秒鐘內送達收件者收件匣之間的差別。

如需更深入的探討，請參考 在瀏覽器中縮小圖片又不失品質。